Hromadná korespondence

Rozesíláte hromadné dopisy? Měníte ručně adresy příjemce? Nevíte, že se celá tato činnost dá poměrně snadno automatizovat? Chcete se dozvědět více? Čtěte dál ...  

Tento článek předpokládá, že máte vytvořen datový zdroj, který obsahuje adresy zakázníků nebo informace podobného charakteru. V podstatě jakákoliv data využitelná pro tvorbu dopisů.

Co je hromadná korespondence

Obecně můžeme říci, že se jedná o dokument, který chceme rozeslat více lidem a pro každého z nich musíme provést, byť minimální, úpravu. Většinou jde o změnu adresy, oslovení, apod. OpenOffice.org Writer nabízí dvě možnosti jak vytvořit hromadný dopis:

  • pomocí průvodce dopisem nebo
  • pomocí ručního vložení pole z databáze.

Zaměříme se na obě možnosti a bude jenom na každém z nás, kterou si vybere.

Průvodce dopisem

Průvodce dopisem spustíme výběrem položky menu Soubor | Průvodce | Dopis.

step1-270

V prvním kroku průvodce vybíráme šablonu dopisu a vzhled. Pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step2-271

Druhý krok se zabývá logem. My žádné nechceme, proto zvolíme Bez loga a pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step3-272

Zde musíme zadat adresu odesílatele. Po vyplnění pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step4-273

Toto je nejdůležitější část průvodce dopisem. Musíme vytvořit adresu příjemce.

Vybereme zdroj dat, který chceme použít (Databáze) a tabulku obsahující údaje pro dopisy, resp. adresy. Ve sloupečku Pole databáze se nám zobrazí všechna dostupná pole.

Po jednom je vybereme a pomocí velké černé šipky (ukazuje doleva) přesuneme do oblasti Adresy, kde je možné dodatečně upravit umístění všech polí.

step4b-274

Pole databází se budou u každého z nás lišit.

step5-275

Zvolíme dodatečné prvky dopisu a pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step6-276

Vypneme Zápatí zapnuto a pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step7-277

Zde je možné definovat umístění a formát některých prvků. Modifikujeme dle libosti a pokračujeme stiskem tlačítka Další.

step8-278

Průvodce má všechny potřebné informace. Stiskem tlačítka Vytvořit ho ukončíme.

Dopis je vytvořen a obsahuje námi definovaná pole z databáze. Chcete-li je ručně upravit, pokračujte ve čtení. Pokud se chcete věnovat tisku, přejděte na část Tiskneme.

Ruční vložení pole z databáze

Průvodce dopisem je pěkná věc, ale ne vždy jsme s výsledným designem a obsahem spokojeni. Někteří z nás mají vlastní šablony, vlastní dopisy a určitě se ptají, zda-li do nich mohou vložit pole z databáze. Samozřejmě mohou.

step14-285

Přesuňme kurzor na místo kam chceme vložit pole z databáze. V menu vybereme položku Vložit | Pole | Jiné... (Ctrl+F2). Přepneme se na záložku databáze. V kolonce Typ vybereme Pole standardního dopisu. V pravé části dialogu vybereme datový zdroj, tabulku adresy a pole, které chceme vložit. Pole vložíme stiskem tlačítka Vložit.

Dokument je možno editovat, i když je dialogové okno otevřené. Tímto způsobem můžeme vložit více polí, aniž bychom museli dialogové okno zavírat.

Tiskneme

Hromadný tisk dopisů lze spustit několika způsoby.

step10b-281

Zvolíme položku menu Soubor, Tisk (Ctrl+p). V případě, že dopis obsahuje pole z databáze, budeme postaveni před otázku, zda-li si přejeme vytisknou sériový dopis. Odpovíme ano.

step10-280

Druhý způsob není o nic složitější. Vybereme položku menu Nástroje | Hromadná korespondence... Zvolíme položku Z tohoto dokumentu a stiskneme tlačítko OK. Hromadná korespondence spuštěna. Pojďme se podívat, co nám umožňuje.

step11-282

Vrchní část dialogu ukazuje použitý datový zdroj a tabulku, která obsahuje informace pro tvorbu dopisů. Tabulky a údaje v nich jsou editovatelné stejně tak, jako tomu je ve správci zdrojů.

Každý záznam je uložen na jednom řádku a odpovídá jednomu dopisu. V našem případě pošleme první dopis na jméno Robert Vojta, druhý na jméno David Horký, třetí na jméno Milan Woff a čtvrtý na jméno Ivan Bíbr.

Levá dolní část dialogu obsahuje sekci Záznamy. Zde máme možnost ovlivnit údaje, které se při tvorbě dopisů použijí. Chceme-li všechny, vybereme Všechny. Chceme-li poslat dopis Davidu Horkému a Milanu Woffovi, zvolíme Od a vyplníme 2, 3 (řádky se počítají od jedničky a nemají souvislost se sloupečkem ID). Chceme-li poslat dopis jiné kombinaci lidí, označíme příslušné řádky v tabulce (Ctrl+klik) a zvolíme Vybrané záznamy.

Pravá dolní část dialogu obsahuje sekci Výstup. Hromadnou korespondenci je možné vytisknout (volba Tiskárna) a nebo uložit do souborů (volba Soubor). V případě tisku lze jednotlivé dopisy rozdělit do zvláštních úloh. Stačí zaškrtnout políčko Jednotlivé tiskové úlohy.

Méně často používanou volbou je výstup do Souboru. Zde máme možnost zvolit kam se dokumenty uloží (Cesta) a jak se budou jmenovat. Na výběr máme dvě možnosti - automatická volba na základě údajů z tabulky a nebo ruční nastavení.

step13-284

step12-283

Zvolíme tisk dopisů, nastavíme tiskárnu ... a čekáme, až nám "vychrlí" všechny dopisy :-)

 

Závěr

Dnešním cílem bylo přiblížit problematiku Hromadné korespondence. Ukázat co to vlastně je a jak může některým lidem usnadnit život. Doufám, že se mi to alespoň trochu podařilo.

(Jako ve škole) Průměr: 2,00 | Hodnotilo: 16
 

Komentáře

user avatar
Odpovědět
Výstup hromadné korespondence do jednoho dokumentu
29. 11. 2004, 10:11:40
Chci se touto cestou zeptat, zda-li je možné zařídit výstup hromadné korespondence do jednoho celistvého dokumentu (ne do mnoha samostatných dokumentů), který si je možno před tiskem prohlédnout (jako v MS Word). Prohlížení třeba 50 samostatných dokumentů před tiskem není zrovna moc pohodlné. Díky za radu,
David Pufer
user avatar
Odpovědět
Re: Výstup hromadné korespondence do jednoho dokumentu
29. 11. 2004, 10:20:55

Dobrý den,



bohužel to zatím možné není. Hromadná korespondence je ve verzi 1.1.3 trochu těžkopádná. Zásadní změny se připravují pro verzi 2.0, ale o tom až někdy jindy.



Pěkný den.

user avatar
Odpovědět
A co takhle výstup z databá
29. 11. 2004, 16:26:45
A co takhle výstup z databáze na samolepící štítky - tj. více adres na jednu stránku, jde to? Půjde to ve 2.0?
user avatar
Odpovědět
Štítky
29. 11. 2004, 16:32:12

Dobrý den,



samozřejmě, že to lze. Ale nemůžete po mě chtít abych všechno zveřejnil v jeden den. Hezky pěkně postupně ...



Pěkný den.

user avatar T.N.
Odpovědět
Re:Štítky
1. 10. 2008, 09:12:28
Já si to myslím taky. Ale asi autor zkolaboval pod tíhou jednoduchosti zpracování v OO :( Hromadnou korespondenci považuji za víceméně jedinou tragédii tohoto balíku.
user avatar
Odpovědět
Štítky na jednu stránku z DB
10. 05. 2005, 12:21:15
Ja myslím, že už je čas nám prozradit to kouzlo se štítkama ne? Prosim pěkně. Díky :o)
user avatar Zdeněk
Odpovědět
Hromadná korespondence - chyba(?) ve formátu databázového pole při převodu.
22. 06. 2009, 13:53:18
Moc prosím o radu,
při přenosu sloupečku z tabulky *.ods jako zdroje dat mi Writer odmítá načíst jiný typ, než textové pole. Přitom v tabulce je uveden celý sloupec jako číslo. Vůbec si s tím nevím rady. Je nějaká možnost přesvědčit Writer, aby to pole považoval za číslo?

Děkuji za odpověď
user avatar gogo
Odpovědět
Hromadná korespondence
26. 08. 2009, 22:49:28
Dobrý den, zobrazí se u příjemců hromadné pošty i e-maily ostatních nebo je to jako u newsletteru ? Musel bych u toho sedět a odťukávat jednotlivé adresy aby se nezobrazily ostatním ? Díky. Gogo
user avatar Bobo006
Odpovědět
Hromadná korespondence
26. 02. 2010, 08:19:47
na tomhle je h***o k přečtení!!!!!!!!!!

Přidat názor

 

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích najdete v nápovědě. Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu.

 
Robert Vojta

Robert Vojta

 
 
 
woo jaw demo hz