Sdílení dokumentů v AOO a LO – obecné příklady

LO.png Další díl seriálu o všem, co je nutné vědět, abychom byli schopni úspěšně a efektivně využívat kancelářské aplikace v rámci zájmového či pracovního kolektivu. Dnes nás čeká pár příkladů s obrázky.  

Příklady potřeb obecně

Dokumenty se ve většině případů distribuují po cestách podobných paprskové síti. Zadavatel vypracuje dokument a odešle ho jednotlivcům, od kterých se následně vyplněná data vrátí a zpracují. Tento postup má mnoho variant. Například v reklamní kampani se neočekává, že odpoví všichni oslovení. Naopak reakce na vnitřní firemní dokumenty bude stoprocentní.

Obousměrná paprsková síť Obousměrná paprsková síť


Poněkud odlišným případem bude přenos dokumentů pomocí e-mailů. Určitě jste se setkali s e-mailem, který vám poslal známý s nějakým bonmotem, nebo dokonce s výstrahou, že pokud tento e-mail nepošlete dalším deseti přátelům, štěstí se na nás neusměje, nebo nás dokonce někdo prokleje.

Takové šíření je typické také pro sociální sítě, ale nejvíce podobnosti bychom našli se způsobem šíření počítačových virů. Je to stromová struktura cest a může se objevit zpětná vazba. Původně náš vlastní e-mail se může vrátit zpět i opakovaně. Může to udělat i několik nepřímo následných adresátů. Tak by vznikla „síť“. Extrémním případem by bylo provázání každého s každým.

Příklad: Pošleme příbuznému nebo kamarádovi informaci o výhodném nákupu pneumatik. Je ale potřeba snížit náklady na cestu, a tak požádáte o tip na člověka, který také potřebuje gumy a rád se o náklady podělí. Náš známý osloví své přátele a ti zase své. Může se stát, že třetí nebo další v pořadí se obrátí zase zpět na nás s původně naším vlastním návrhem.

Duplicita a zpětná vazba Duplicita a zpětná vazba


Většinou se bude jednat pouze o jednoduchou síť paprsků vycházející z jednoho bodu ke všem ostatním koncovým bodům. Někdy se může jednat o síť podobnou rozvětvenému binárnímu stromu. V takovém případě předpokládáme, že existují další vazby mezi původním výchozím bodem a každým koncovým bodem. Také můžeme někdy počítat s úplným propojením každého s každým.

Když použijeme informatickou terminologii, tak poslední případ má obdobu se sítí P2P, zatímco běžnější pro intranety budou zřejmě vazby podobné binárním stromům nebo uzavřeným smyčkám či jednoduché paprskové síti.

Schéma sítě P2P a binárního stromu Schéma sítě P2P a binárního stromu


 Případy, kdy jeden dokument „obchází“ postupně několik uživatelů, bude asi velice vzácný. Tohle se dělalo s papírovou formou dokumentů. Existují ale případy, kdy je jediný dokument na síti a uživatelé si ho nestahují. Provádí vstupy přímo do dokumentu.

Příklady sdílení dokumentů v AOO, LO

To je poměrně zajímavé z pohledu mechanismů. Někdy je možné, aby stejný dokument otevřelo a současně upravovalo více uživatelů. Je to obdivuhodná vlastnost. Umožňuje skutečně práci v reálném čase. Uvedeme si, že existují určité obdoby této vlastností dokumentů, které se jen jakoby tváří, že jde o práci v reálném čase. Ve skutečnosti jsou uživatelé navzájem v nepřímém kontaktu.

Se základním (výchozím) dokumentem přímo nepracují všichni, ale jen jeden. Ostatní pracují pouze s kopiemi.

Možnost přímé spolupráce v reálném čase má pouze Calc. Nemá ji žádný jiný typ dokumentů OpenOffice. Pokud je potřeba pracovat například s Writerem musí se postupně uživatelé přihlašovat po jednom. Při tom „kompilace“ úprav je řešitelná pomocí nabídky Úpravy > Sledování změn > Zamknout záznamy. Nebo podobně, ale s tím, že se vytvoří kopie, které se následně s původním dokumentem sloučí.

Poslední uvedený způsob, kdy se změny provádí na kopiích a následně se slučují s původním dokumentem, je nejvíce podobný většině cloudových řešení.

Případ Calcu je v tomto směru unikátní, i když podobné postupy jako ostatní aplikace umožňuje také. Má to pragmatický důvod. Obecně tabulkové procesory obsahují takovou vlastnost z jiných důvodů. Jsou užívány jako vstupy a výstupy technických periferií. Jsou tak připraveny k paralelním vstupům a výstupům technologických zařízení, jako jsou výrobní linky, pokladny, etiketovací váhy, sklady a podobné účely. Mohou tedy sloužit jako zdroje algoritmů, databáze, nebo jako výstupy, což je asi častější případ. Implementace konkrétních rozhraní je technicky složitou otázkou, kterou zde řešit nebudeme.

Tato přidaná vlastnost Calcu značně zvyšuje potenciál celého kancelářského balíku bez ohledu na to, zda se jedná o AOO nebo LO. Tabulkové procesory se hodí také téměř ke všemu, co je možné provádět v ostatních aplikacích, zejména ve Writeru.

Alternativní možnost využití

Výše uvedené vlastnosti lze využít například při online konferencích, nebo spíš při pracovních poradách. Kolektiv se propojí nějakým komunikačním programem, který videokonferenci umožňuje, a současně se všichni propojí na jeden stejný sešit Calcu.

Vymyslíme si situaci, kdy vedoucí stanoví harmonogram, který se na konferenci prodiskutuje, přepočítají se varianty a při skončení si všichni uloží kopii, kam také všichni naráz vložili své připomínky. Vedoucí může videokonferenci nahrát a na závěr vložit jako video. Nestane se to, že si budou účastníci posílat kopii postupně.

Dodatečně při tom mohou něco dopisovat, tak aby získali alibi či nějakou výhodu a výmluvu. Takto použitý sešit může být vybaven makry pro vyhodnocení vložených připomínek a vypracování výstupu, který by normálně člověk zpracovával svými schopnostmi a smysly dlouho a s různými výsledky. Forma výsledného sešitu může připomínat vymoženost, kterou nazýváme streaming.

Kopie může posloužit například ke zpětné kontrole, jak byla konference řízena – kdo se účastnil, kdo aktivně spolupracoval, a kdo se jen vymlouvá, že něco přehlédl či přeslechl. Je zřejmé, že i když dotyčnému něco ujde, může si to pustit znovu. Takže například ani absence na konferenci hříšníka neomlouvá. Může si vše stáhnout od kolegů.

Možné propojení sešitů Calc v reálném čase Možné propojení sešitů Calc v reálném čase


Výhoda to je, ale vše, tedy i toto, má své stinné stránky. Současně přihlášené vstupy nelze dobře regulovat. Uživatelé mají volné ruce v manipulaci. Jeden uživatel může udělat chybu s následkem pádu systému. Z tohoto důvodu je bezpečnější jiné řešení spolupráce na dokumentu v reálném čase.

Heslovitý souhrn potřeb sdílení dokumentů

Uvedli jsme si příklady několika okruhů potřeb manipulace a distribuce dokumentů. Už také víme, že se na vlastnosti dokumentů kladou poměrně veliké a různorodé požadavky. Při tom asi není možné úplně vystihnout všechny různé odlišnosti a požadavky.

Můžeme naproti tomu najít mnoho podobností a různorodost vyjádřit jako určité stupně vybavení a zabezpečení. Například přístupnost dokumentů bude pro různé účely stejná, ale odlišnost vyjádříme jako jiný stupeň zabezpečení.

  1. Přístup k dokumentům každému, nebo jen oprávněným osobám.
  2. Možnost individuálních i týmových úprav zase buď všem, nebo jen oprávněným.
  3. Možnost individuálně ukládat kopie, nebo naopak tuto možnost zakázat. Podobně tisk a další.
  4. Možnost využívat v rámci každého druhu činnosti, včetně možností komerčních.
  5. Kompatibilita s jinými formáty souborů a obousměrné konverze nebo export, například do PDF.
  6. Svobodný přístup zdarma k celým kancelářským aplikacím spolu s pomocí na internetu.
  7. Možnost elektronicky podepisovat a ověřovat validitu.

Uvádíme si vlastnosti, které jsou zabudovány do základních distribucí. Není proto nutné přímo využívat například cizí úložiště nebo cloudy. V prvé řadě si ukážeme to, co je do dokumentů OpenOffice zabudováno, a následně ukážeme možnosti nestandardní.

Uvádíme si vlastnosti, které jsou zabudovány do základních distribucí. Není proto nutné přímo využívat například cizí úložiště nebo cloudy. V prvé řadě si ukážeme to, co je do dokumentů OpenOffice zabudováno, a následně ukážeme možnosti nestandardní.

Schéma cloudu (Sam Johnston, CC-BY-SA) Schéma cloudu (Sam Johnston, CC-BY-SA)


Odborníci mohou namítat, že některé vlastnosti, které zde uvádím, jsou sporné nebo rozporuplné. To je pravda jen z pohledu základní nabídky. Vlastnosti, které nejsou přímo zabudované, jako akce v hlavním menu, je možné snadno doprogramovat nebo jinak zabezpečit pomocí vlastností dokumentů. Kupříkladu mnoho manipulací lze omezit tak, že dokument nebude mít příslušnou akci ani v nabídce hlavního menu, ani v sadách ikon.

Příklad zákazu uložení dokumentů není podporován v hlavní nabídce ani jinde. Lze ale vytvořit makro, které se automaticky provádí při ukládání dokumentů. Takže můžeme naprogramovat, že při uložení se vše smaže a uloží se prázdný dokument. Knihovna maker je samozřejmě při tom zaheslovaná. Stejně tak bude nastavená hodnota času, ve kterém se automaticky zálohuje. Makro může snadno samo zavřít dokument nebo jeho kopii ještě dříve, nežli vznikne iniciace zálohy. Toto lze zabezpečit také pomocí XML, ale to by mělo být zabudované spíš do základní instalace.

Podobně lze například vyřadit funkce některých kláves a zredukovat možnosti manipulace s dokumentem už v hlavní a pomocné nabídce. Podobných řešení je mnoho. Například upravit klávesové zkratky aby nešlo kopírovat text ani obrazovku běžnými způsoby.

Poměrně zajímavou možností je dokument, který má jen samé vložené sekce bez možnosti úprav. Možností je opravdu hodně a mohou se prolínat.

Největším problémem je beze sporu bezpečnost dokumentů. Je možné se domnívat, že právě toto je fatální nedostatek OpenOffice. Není rozdílu mezi AOO a LO, ale ani MSO na tom není o moc lépe. Tématu bezpečnosti se budeme věnovat v samostatném dílu, stejně tak všem jednotlivě diferencovaným vlastnostem dokumentů.

Hrubý bezpečnostní nedostatek je realita, kterou nelze popřít, ale neznamená to, že by bezpečnost obsahu byla odkázána jen na tu základní a zřejmě jen symbolickou šifru. Předbíhat se nemá. Bude to jedno z posledních témat, které v rámci tohoto volného seriálu probereme detailně.

Přes to si neodpustím poznámku, že obsah dokumentu můžeme ochránit velice účinnou šifrou. Útočník snadno otevře XML dokument s názvem „manifest“. Tam je heslo vystaveno. Zašifrováno je sice vše, ale ten nešťastný manifest ne. Logicky – když by se sám zašifroval, tak se sám „neodšifruje“ :-)

Šifra obsahu umožní změnit vše, co je v dokumentu, na změť znaků nebo na nesmyslné číslo. To si útočník přečíst může. Proto hlavní (symbolické) heslo není ani potřeba. Taková problematika už není z oblasti základních vlastností dokumentů, ale obecné řešení je umožněno díky vlastnostem AOO a LO.

Závěr

V příštích dílech se blíže seznámíme s jednotlivými potřebami detailně. Přestože je celý seriál věnován pouze kancelářským aplikacím AOO a LO, odbočíme také tematicky na zajištění potřeb pomocí externích (nikoliv vlastních) nástrojů.

Ukážeme si konkrétní možnosti propojení programů s některými poštovními klienty, jako je Thunderbird nebo Roundcube. V této spojitosti ukážeme také možnost vytvářet e-mailové a SMS kampaně nebo hromadnou korespondenci.

Jednotlivé potřeby vyjádřené zde jako zkratky stručnou větou doplníme o příklady s podobou souborů ke stažení, nebo odkazem pokud se něco vhodného nalézá na webu. Zajištění, nebo realizace potřeb popíšeme alespoň heslovitě podle prostředků, které se nabízí, a to jak těch, které jsou dány přímo v instalaci, tak také prostřednictvím vnějších – externích nástrojů. Uživatel by měl získat dobrý přehled, co se dá v konkrétním případě využít.

Seriál je koncipován jako otevřený. Proto předpokládáme možnost reagovat na podněty a připomínky, které vzniknou z diskuse. To také znamená, že bude vítán každý podnět, nebo požadavek, který by se tématu „sdílení dokumentů“ nějak dotýkal a nemusí přímo souviset s diskusí k aktuálnímu článku.

Nemůžeme se zabývat úplně vším. Proto prosím nevytvářejte dotazy technického typu: „Jak nainstaluji na domácí síť nebo intranet v zaměstnání...“, popřípadě „jak lze propojit do Calcu bezpečnostní systém na chatě nebo řízení temperace bytu podle předpovědi počasí...“. Taková řešení existují, ale jsou většinou na komerční bázi. Pokud vím, byl uvolněn pouze ovladač pro paralelní a sériový port. Ty se dnes už prakticky nepoužívají, ale stejně to bylo omezeno jen na odzkoušení.

Schéma WebDAV – obdoba protokolu FTP Schéma WebDAV – obdoba protokolu FTP

Přístup k dokumentům

V příštím díle se budeme zabývat podrobněji tématem podle bodu A – Přístup k dokumentům každému, nebo jen oprávněným osobám.

Uvedeme si, jak bylo dříve naznačeno řešení zabudovanými prostředky sdílení v základní instalaci, dále řešení externími prostředky, jako je WebDAV, anebo prostředky nestandardními. Uvedeme si dva podobné příklady ve formě příloh.


(Jako ve škole) Průměr: 1,00 | Hodnotilo: 3
 

Komentáře

user avatar Petr Valach
Odpovědět
Sdílení dokumentů v AOO a LO – obecné příklady
28. 11. 2013, 07:41:27
Dík za tenhle úžasný seriál. Právem se stal "národním zlatem" openoffice.cz :-)

Přidat názor

 

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích najdete v nápovědě. Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu.

 
Petr Neudek

Petr Neudek

 
 
 
woo jaw demo hz