OpenOffice.cz - web věnovaný kancelářským balíkům OpenOffice.org

Na podzim roku 2012 zde převzala správu informačního systému společnost INMEDIAS a.s., která je partnerem Asseco Solutions. Do konce roku zpracovala Analýzu potřeb a návrh řešení modernizace odbytu. V prvních pěti měsících roku 2013 pak byla provedena optimalizace nastavení a interních pravidel systému HELIOS Orange a v červnu téhož roku zahájili realizaci požadovaného řešení.

Tři etapy a jejich cíle

Navrhovaná modernizace řízení odbytu byla rozdělena do tří etap. První, z pohledu vedení společnosti nejnaléhavější, se týkala oblasti „Komunikace se zákazníky". Jejím cílem bylo především zrychlení a zjednodušení komunikace, které mělo uspořit náklady a vytvořit potenciál pro vyšší obraty. Druhá etapa na první navazuje a řeší oblast dopravy, je označovaná jako „Burza dopravy". Poslední etapa, „Portál zaměstnanců", zastřešuje první dvě a poskytuje komfort i všechny potřebné informace pro zaměstnance společnosti, kteří se danou oblastí zabývají, nebo ji potřebují pro svou práci.

Komunikaci se zákazníky maximálně automatizovat

Ačkoli nadpis na první pohled nenaznačuje „zákaznicky orientovaný přístup", výsledkem je, že klienti mají všechny informace a mohou poptávat, rozhodovat, objednávat, nakupovat, dodávat na jednotlivé stavby v reálném čase „24×7". To vše při zachování svých individuálních dodacích a cenových podmínek a bez nutnosti reakce ze strany dodavatele.

Řešení tohoto požadavku je realizováno prostřednictvím webového portálu, který umožňuje, především:

• Přidělení přístupů a definování práv jednotlivým odběratelům pro konkrétní funkce
• Možnost zaslání nebo vložení poptávky včetně upřesňujících příloh a evidence všech poptávek
• Zpracování nabídky a propojení s poptávkou, evidence všech nabídek a jejich variant
• Možnosti modifikace nabídky ze strany odběratele, pro koncového klienta-stavebníka, kterému odběratel prodej zprostředkovává
• Variabilní možnosti v oblasti výstupů informací ve formě e-mailu, PDF, strukturovaného textového souboru CSV, například pro import do informačního systému odběratele
• Zadávání objednávek, které jsou následně v reálném čase automaticky zpracovány v systému dodavatele (HELUZ)
• Možnost sledovat stav objednávek na webovém prostředí, včetně všech klíčových souvisejících informací, jako jsou například termíny vývozů, kontakty na přepravce, dodací listy, faktury, apod.

Webový portál je nativně propojen s informačním systémem HELIOS Orange a přizpůsoben specifickým potřebám společnosti HELUZ, což umožňuje bezchybné a rychlé zpracování a evidenci všech klíčových informací o odběratelsko-dodavatelských aktivitách na jednom místě.

Následuje další rozšiřování funkcionality portálu

Následující dvě etapy realizace Webového portálu jsou zaměřeny především na tyto oblasti:

• Burzu dopravy – pro automatizaci procesu rozvozu objednaného zboží až na jednotlivé stavby
• Portál zaměstnanců – pro komfortní a ergonomickou práci s informace – kdekoliv a kdykoliv

Přínosy lze kvantifikovat

V současné době webový přístup do podnikového systému využívá 600 organizací a celkově 900 jejich zaměstnanců. Během období jednoho měsíce se takto zpracuje 5.000 nabídek a objednávek, což je 85% automatizace pořízení prvotních dokladů oproti stejnému období minulého roku.

Na straně dodavatele veškeré nabídky v současné době zpracovávají tři pracovníci, což představuje snížení o pět pracovníků oproti stavu před vlastním nasazením tohoto řešení.

Celkem lze rámcově zhodnotit úspory nákladů na straně společnosti HELUZ na 2.000.000 Kč ročně, což jednoznačně převyšuje investiční náklady na realizaci této etapy modernizace odbytu v rámci informačního systému.

Současně je patrný markantní růst kvality komunikace mezi odběratelem a dodavatelem, a tím i neustálé zlepšování dobrého jména firmy HELUZ, což má bezesporu vliv na budoucí výnosy společnosti.

HELIOS Orange ve společnosti HELUZ

-MJU-