Sdílení dokumentů v Apache OpenOffice a LibreOffice – úvod

LO.png Otevřený seriál o všem, co je nutné vědět, abychom byli schopni úspěšně a efektivně využívat kancelářské aplikace v rámci zájmového či pracovního kolektivu.  

Kolektivní práce s kancelářskými aplikacemi

Možná se nám bude zdát, že toto téma není příliš zajímavé nebo potřebné. Opak je však pravdou. Nejdříve si musíme uvědomit, jaká činnost se v rámci kolektivu řeší. To je samozřejmě velice různorodé. Začít musíme u toho, za jakým účelem je kolektiv organizován.

Příklad potřeb zájmového spolku

Může to být skupinka s určitým zájmem – například klub lodních modelářů, který si takto předává informace technického charakteru a návody. Zvolí si někoho, kdo udržuje webové stránky spolu s úložištěm dokumentů. Sem se potom soustřeďují práce jednotlivců. Mohou zde být různé složky – například plánky, rozpisy materiálu a doporučené postupy.

Samozřejmě plány sestav a detailů budou provedeny v některém obrazovém formátu aplikace Draw, rozpisy materiálu a cen budou ve formátu tabulkového procesoru Calc. Návody typu manuálů by mohly být v textovém editoru Writer a některé důležité detaily ve formě prezentace Impress nebo videa.

K takové činnosti je potřeba zajistit několik předpokladů. Přestože se asi modeláři nemusí obávat průmyslové špionáže, musí se chránit proti „škůdcům“. Našlo by se totiž dost nepřejících, kteří mají radost už jen z toho, že mohou někoho poškodit, například pozměněním některých parametrů nebo vymazáním části textů a podobně. Na druhou stranu by členové měli mít možnost úpravy dokumentů – zejména vkládáním poznámek, celých kapitol, obrázků a detailů.

Dostáváme jakýsi základní model týmové spolupráce. Požadavkem je, aby si kdokoliv mohl stáhnout návod ke stavbě některého modelu a obdržel i rady, které pomohou překonat začátečnické problémy a neznalost. Druhým požadavkem je to, aby členové klubu mohli doplňovat a upravovat vše, co web obsahuje, ale toto už musí být zabezpečeno proti zneužití.

Stavba modelu lodi

Stavba modelu lodi (Sultry/sulky/silly, CC-BY)

Příklady potřeb centrálních orgánů a organizací

Jiným příkladem je práce úřadů a organizací. Zde můžeme předpokládat činnost v rámci uzavřené sítě, ale ne bezpodmínečně. Setkáme s mnohem vyššími požadavky na bezpečnost a přístupnost k dokumentům. Také se zde může, ale nemusí používat webové rozhraní. Spíš se dá předpokládat, že tok dokumentů půjde směrem od uživatelů k úložišti a opačně, nebo přímo mezi uživateli. Přístupnost dokumentů bude určena jako vícestupňová pomocí oprávnění určitého úředníka.

Toto je upraveno kancelářskými a organizačními řády, které jsou relativně dost individuální, přestože vychází ze stejného znění zákona. Dokumenty podléhají takzvané „skartaci“, která má obdobu s výrazem „smazání archivu“. Existuje nařízení, kde se co archivuje a jak dlouho. Jedná se o zákon o archivnictví 309/2009 Sb.

Vlastní skartační řízení spočívá v návrhu skartace, kterou předkládá právnická osoba s povinností. Schválení skartace pak provádí příslušný archiv. Běžně toto podléhá okresním archivům, ale existují také jiné archivy – například státní apod. Vlastní fyzická skartace probíhá podle nějaké směrnice, která říká, kdo a jak dokumenty fyzicky likviduje. O fyzické likvidaci se provádí zápis – protokol.

Fyzická likvidace dokumentů

Fyzická likvidace dokumentů (mhaw, CC-BY)

Stejně tak existují určitá nařízení o oběhu dokumentů, která bývají zřízena jako spisový řád, nebo směrnice pro výkon spisové služby. Povinnost je dána pravidly EU. Formální zpracování mají jako povinnost nejméně organizace pracující podle ISO normy. Jde tedy zjednodušeně o státní správu, samosprávu a organizace, které se uchází o státní zakázky. Všem subjektům jsou pak poplatné předpisy o archivaci účetních dokladů nebo předpisy plynoucí z určitého resortu. Uvedeme si příklad evidence průmyslového střeliva, toxických látek ap. Dokumenty proto potřebují za tímto účelem specifické označení.

Od dobré aplikace bychom očekávali nadstandardní funkce nahrazující práci sekretářky. Například při otevření by se mohlo objevit hlášení, co je s dokumentem možné dělat, a co nikoliv. Také očekáváme, že dokument ponese mnoho dalších důležitých informací. Zde je zajímavé evidovat, kdo a kdy dokument vytvořil a postupně otevřel nebo opravoval. Také by měl nést datum své expirace nebo souvztažnosti k předpisům a zákonu. Takové souvztažnosti lze zajistit například pomocí databází a odkazů. Dokument je pak schopen sám upozornit na skutečnost, že byl změněn zákon nebo předpis.

Státní správa samozřejmě používá webové rozhraní zejména pro komunikaci směrem do veřejného sektoru, což nabízí možnost využívat těchto služeb i pro interní účely. To není nejlepší způsob, jak zajistit oběh dokumentů uvnitř organizace.

Na jednu stranu je teoreticky žádoucí, aby organizace tohoto typu byly transparentní. Z toho pohledu by se tedy neměly objevit potřeby, které přístup k informacím znesnadňují. Na druhou stranu zase není žádoucí, aby například personální údaje zaměstnanců byly veřejně přístupné.

Státní správa zahrnuje také agendy, které spadají pod utajení. Zde se jedná zejména o tak zvaná „silová“ ministerstva, BIS, ÚZSI apod. Mimo toho existují další agendy, které nejsou veřejně přístupné. Například evidence obyvatel, evidence pojištěnců zdravotních pojišťoven, zdravotní evidence pacientů, některé výpisy katastru nemovitostí, trestní rejstřík a hodně dalších.

Tyto potřeby lze rozdělit zhruba na tři části. První část zahrnuje agendy, které jsou utajovány jenom kvůli ochraně osobních údajů. Do druhé části bychom mohli zařadit takové, které přímo neohrožují státní zájmy, ale mohly by nějak ohrozit zájmy celospolečenské. Třetí skupinou jsou agendy, jejichž vyzrazením by došlo k nějakému ohrožení zájmů nebo bezpečnosti státu.

Proto se u státní správy dá očekávat potřeba zabezpečit agendy na různých úrovních podle potřeby utajování. V některých případech tedy nestačí jen běžné zabezpečení, ale je nutné zvýšit ochranu všemi dostupnými prostředky, včetně šifrování obsahu dokumentů.

OSEPA

Workshop na konferenci OSEPA pro státní správu EU (Lukáš Jelínek)

Příklady potřeb malých a regionálních organizací

Samospráva má různorodé požadavky na přístupnost. Zatímco centrální úřady a instituce budou pracovat v uzavřené síti pracovních stanic, malé obecní úřady jsou na tom mnohem hůř. Vzhledem k technickému a personálnímu vybavení nemohou vlastní síťové zabezpečení použít.

V některých obcích probíhá agenda z domácích (osobních) počítačů, které jsou v osobním majetku pracovníka. Pracovník často pracuje jen na zkrácený úvazek, nebo zcela bez jakékoliv mzdy. Nesmíme zapomínat, že některé obce jsou v exekuci a nemají žádný majetek, natož peníze na mzdy. Pokud fungují, tak jen na základě práce neplacených dobrovolníků.

Do této kategorie patří mnoho úřadů samosprávy, ale také organizací nestátního charakteru. Bude se jednat o různá občanská sdružení nebo organizace na nekomerční bázi s návazností na státní správu. Je to také případ organizačních složek státu, příspěvkových a jiných neziskových organizací, jejichž účetní osnova se odlišuje od čistě komerčních organizací.

Typickým příkladem bude školství, obecní a městské úřady, některá občanská sdružení nebo profesní organizace. Potřeby týmové práce jsou zde podobné jako u státní správy, jen s tím rozdílem, že si musí se zabezpečením svých úkolů poradit sami. Je poměrně samozřejmé, že orgány státní správy mají celá oddělení například pro personální práci a mzdy, zatímco téměř stejné úkoly na úrovni malého úřadu řeší jeden pracovník v kumulaci s mnoha dalšími činnostmi.

Nejedná se pouze o odevzdávání různých formulářů, ale také například o účetní evidence, zveřejňování informací o činnosti a mnoho různých administrativních úkolů, které musí zvládnout jediný pracovník. Bez počítače to nejde, ale ani s počítačem to nebude snadné. Bez velkých spekulací si můžeme představit nastupujícího pracovníka, jak před něj někdo postaví stoh předpisů, úkolů, termínů, a v lepším případě šrot, kterému se říká počítač. Samozřejmě si nemůžeme myslet, že takový člověk je schopen uspokojivě pracovat s tím, co dostane. Jeho jedinou kvalifikací na místo úředníka bude ochota pracovat spolu s minimální zkušeností s ovládáním počítače.

První seznámení s obsahem počítače způsobí „depresi“. Nejspíš tam bude některý ze starších operačních systémů Windows a několik programů, o kterých nikdy ani neslyšel. Pokud dostane nějaké informace, budou to informace metodického charakteru. Pokud existuje někdo, kdo ho zaučí, začne tím, co by mělo být děláno přednostně. Dostane se například k informaci, že potřebuje pracovat s Wordem, ale ten, co je v počítači je zastaralý a je tam načerno. SW vybavení je do značné míry omezeno operačním systémem, a ten je zase limitován HW stroje – na nový peníze nejsou.

Následně se mu dostane informací, co vše se dělat má, ale z nějakého důvodu to nejde. Pak se teprve dostane na informace, co se dá v tom či onom programu dělat. Informace skončí na kancelářském balíku od Microsoftu. Nezbývá nic jiného, nežli úkoly zabezpečit pomocí vlastního počítače, na který si tento pracovník stáhne MSO. Mnohdy si ani neuvědomuje, že je to nelegální.

Povědomí o právní odpovědnosti své osoby nebo instituce, pro kterou to používá, je minimální. Navíc bývá právní odpovědnost „znalci“ z řad známých a příbuzných bagatelizována. Dělají to tak všichni – proč ne já? O možnosti použít kancelářský balík AOO nebo LO se zřejmě někdy dozví, ale mezitím se naučí s Wordem a je na to patřičně hrdý. Nic jiného už ho zajímat nebude. Vždyť Word je značka, podobně jako Puma nebo Nike. Proč nebýt in?

Microsoft Office Word 2013

Microsoft Office Word 2013

Výsledkem je skutečnost, že data jsou vystavena velkému riziku. Je celkem jedno, jestli je práce prováděna doma, nebo na počítači v úřadu. Musí být připojen k internetu, a tím se stává obecný případ ohroženého počítače pravidlem. Stačí, aby například sekretářka flirtovala na některém chatu nebo hrála hry po síti a další podobné aktivity. Také stačí, aby někdo nainstaloval nebezpečný či nelegální program.

V posledních letech se nabízí zdarma pro školy a neziskové organizace produktová řada firmy Microsoft Office 365, která má více variant. Existuje řešení pomocí webové služby, které je skutečně funkční a dostupné. O této možnosti se v rámci obecného povědomí příliš neví. Jsou zde ale určité signály, že to nemusí být dobré řešení do budoucna s ohledem na podporované operační systémy. Například Windows XP SP3 přestane být podporován již v dubnu příštího roku a je otázkou, kdy stejně dopadne Windows 7 a 8. Off-line verze Office 365 vyžadují MSO. Přitom také podpora pro MSO 2003 končí v roce 2014. Z toho následně vyplývá závislost na placených produktech.

Mínění běžných uživatelů se projevuje například v názoru, že cenová politika Microsoftu je vždy podložena předpokladem zisku a že to něco zadarmo se stejně zaplatí z nějaké závislosti na něčem jiném. Existují připomínky, že komerční SW podléhá zákonům USA, čímž vzniká určitý typ podřízenosti. Také se cituje skutečnost, že vláda USA kontroluje vše po celém světě. Společným heslem jsou ekonomické zájmy USA v zahraničí. To jsou sice extrémní úvahy, ale skutečností je to, že nabízené služby zdarma nejsou garantovány. Co by se stalo, když by Microsoft z ničeho nic přišel s nápadem „Od zítřka se platí!“?

Podobné řešení nabízí Google; stejně jako u Microsoftu jde o cloudové řešení. Nabízeny jsou aplikace téměř srovnatelné s MSO nebo AOO a LO. Nenabízí sice řešení pro práci bez připojení k síti, ale existuje do určité míry možnost asociovat s ODF dokumenty. Nehledě k tomu, že asociace má určité nedostatky, převažuje názor, že je na místě nedůvěřovat zabezpečení, které by mělo být velice dobré. O zabezpečení se obecně nic neví a neví se, co se s daty na cizích serverech děje. Také je kritizována spolupráce Google s bezpečnostními složkami USA. Nedůvěra se opírá také o to, že případný průlom Google zatají. Existuje názor, že je nejbezpečnější kontrolovat vše pomocí vlastních zdrojů i za cenu nižší kvality a vyšších nároků na obsluhu.

V každém případě ať už je, nebo není počítač v úřadu vybaven placeným SW, čas od času musí někdo odborně zasáhnout, aby zůstala zachována funkčnost. Stěžejní otázkou jsou peníze. Když je peněz dost, není co řešit. Tak to ale ve většině případů nefunguje. Peněz se na vybavení kanceláří, nebo dokonce na servis nedostává. Odborné zaškolení a přezkoušení je asi úplně to poslední, čeho by se mohlo pracovníkům malých organizací dostat. Není to lepší ani v soukromém sektoru, který je povinován konkrétním úřadům.

Společným jmenovatelem je nejen potřeba práce v reálném pracovním kolektivu, ale zejména návaznost na práci nadřízených orgánů. Můžeme si představit hlášení, které vytvoří pracovník obecního úřadu a odešle příslušnému nadřízenému orgánu. Ten zjistí nedostatky a vrátí k přepracování, nebo postoupí další složce, například z Úřadu práce na Českou správu sociálního zabezpečení.

Tento orgán přidá k poznámkám Úřadu práce své poznámky a vrátí zpět k přepracování. Vše může (dnes by mělo platit, že musí) jít elektronickou formou. Při tom není potřeba dodávat k původnímu hlášení žádný průvodní dokument mimo poznámek a informace „přepracujte do“. Tento požadavek může být taktéž formou poznámky nebo v textu e-mailu, kterým se hlášení vrací. Toto bychom mohli nazvat prací v reálném čase, přestože uvedený termín vyjadřuje něco trošku jiného.

Poznámky/komentáře k dokumentu

Poznámky/komentáře k dokumentu

Jiným typem je spolupráce mimo reálný čas. Tím mám na mysli skutečnost, že například některé činnosti se dělají v cyklu opakovaně, nebo naopak na podnět, který je více méně nepravidelný, ale nikoliv náhodný. Pracovník ví, že on sám nebo někdo jiný bude potřebovat určitý typ informace pro určitý úkon. To, co je potřeba, zpracuje jako informaci a uloží tak, aby se při aktivaci potřeby zobrazila také připravená informace. Je to možné shrnout jako potřebu kontinuity řízení. Není možné, aby například s odchodem pracovníka „umřela“ i jeho práce.

Obecnější pohled z vnějšku

Příště budeme pokračovat závěrečným rozborem problematiky. Pokusíme se vše shrnout do několika bodů a na základě toho si vytvoříme určitý nadhled nad celou problematikou.

(Jako ve škole) Průměr: 1,00 | Hodnotilo: 1
 

Komentáře

user avatar Petr Valach
Odpovědět
Sdílení dokumentů v Apache OpenOffice a LibreOffice – úvod
30. 10. 2013, 13:23:31
Vítám mezi námi již zaběhlý "inventář" openoffice.cz, děkuju za článek a doufám, že jich bude daleko víc :D Děkuju vám ....

Přidat názor

 

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích najdete v nápovědě. Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu.

 
Petr Neudek

Petr Neudek

 
 
 
woo jaw demo hz