Vymáhání pohledávek v praxi: Inspirace ze Dvora Králové nad Labem

Vera140.png Pro mnoho dalších měst by se Dvůr Králové nad Labem mohl stát inspirací, jak se vypořádat s narůstajícím počtem pohledávek. Město v roce 2014 integrovalo informační systém VERA Radnice s úsekovými měřiči rychlosti se záměrem zvýšit bezpečnost občanů. Díky tomu je zaznamenáváno daleko větší množství přestupků než dříve, a tím pádem i daleko větší množství pohledávek, které se vymáhají. Ing. Martin Plecháč, vedoucí odboru rozpočtu a financí městského úřadu, nám popsal, jak celý proces funguje.  

Jak funguje proces správy pohledávek na vašem úřadě?

Pří správě a vymáhání pohledávek se řídíme „Vnitřním předpisem pro správu a vymáhání pohledávek“ našeho města, který odpovídá všem nadřazeným zákonům a předpisům. Pohledávky máme rozdělené podle toho, zda se jedná o výkon samosprávy či státní správy.

V rámci samosprávy nám vznikají pohledávky z oblasti movitého a nemovitého majetku města (např. z pronájmů bytů, nebytových prostor, prodeje pozemků) a také z oblasti úhrad za svoz komunálního odpadu. Konstrukce tohoto poplatku se v našem městě řídí zákonem č. 185/2001 Sb., o odpadech. Pokud je třeba pohledávky z uvedených oblastí začít vymáhat, předávají je příslušné odbory právnímu oddělení.

Při výkonu státní správy řešíme nejčastěji pohledávky z oblasti silničního hospodářství. Jedná se o zmíněné pokuty z úsekových měřičů rychlosti, které za poslední rok narostly exponenciálně. K tomu se přidávají pohledávky z blokových pokut, poplatků ze psů a ostatních místních a správních poplatků, které generují další odbory (např. sociální, živnostenský, stavební). O všechny tyto pohledávky, které mají být vymáhány, se stará odbor rozpočtu a financí.

Jak probíhá předávání pohledávek mezi jednotlivými odbory?

Na úřadě používáme informační systém VERA Radnice a veškeré záznamy jsou vedeny v něm. I předání probíhá v rámci systému. Detaily o daném řízení, hlídání termínů apod. probíhá v tomto systému a my musíme celé řízení jen správně procesně řídit.

Odbor rozpočtu a financí si přebírá pohledávku, která vznikla na základě platebního výměru nebo rozhodnutí, které vystavil příslušný odbor. Prvním krokem je zaslání vyrozumění o výši nedoplatku dlužníkovi. Pokud ten předepsanou částku neuhradí, vypisujeme žádost o součinnost bankám, pojišťovnám a všem dalším institucím v souladu s příslušnými ustanoveními daňového řádu. Na základě informací od těchto subjektů lze vypsat exekuční příkaz na příjem. Po doručení dokumentu dlužníkovi nabude příkaz právní moci a můžeme zaslat jak dlužníkovi, tak věřiteli vyrozumění o nabytí právní moci exekučního příkazu.

Pohledávku lze vymáhat až dvacet let a v takových případech je pak vhodné využití informačního systému, protože neustálé vyhledávání v dokumentech by bylo náročné. A protože zkoušíme zhruba po půl roce vyzývat dlužníka k součinnosti, neztrácíme přehled o jednotlivých řízeních.

Stává se, že má u vás dlužník více neuhrazených pohledávek?

I k těmto situacím dochází. V informačním systému můžeme různé druhy pohledávek vymáhat společně. Jedná se ale pouze o ty, u kterých nám to zákon umožňuje. Musíme v tuto chvíli odlišovat řešení občansko-soudní cestou a podle daňového řádu. Pokud nám například někdo nezaplatil poplatek za psa a zároveň dostal pokutu za překročení povolené rychlosti, budeme po něm částku vymáhat v rámci jednoho exekučního řízení. Je to výhodnější nejen pro dlužníka, ale i pro úřad.

Současně je plátce ověřován i v insolvenčním rejstříku. Pokud má uvedeno rodné číslo nebo IČ, automaticky přichází zpráva o jeho existenci či změně stavu v ISIR. Referent si může vybrat, zda obdrží protokol e-mailem anebo se podívá do informačního systému, kde může také provést záznam o přihlášení pohledávky do insolvence.

VERA-ilustracni800.png

Kdo potřebuje mít přehled o stavu pohledávek?

Zprávu o stavu pohledávek předávám jednou za půl roku Radě města. Důvodová zpráva a tabulková část je rozdělena na oblast výkonu samosprávy a výkonu státní správy. Obsahuje pohledávky po lhůtě splatnosti, které jsou rozděleny dle kódu poplatku. Uvedena je souhrnná hodnota a počet dlužníků, resp. počet řízení. Rada města vždy následně vydává usnesení, jak nadále s pohledávkami zacházet, anebo pokyn týkající se konkrétní oblasti.

Pro rozhodování zastupitelstva je někdy nutné vědět, zda konkrétní občan má vůči městu neuhrazené pohledávky. Zastupitelům můžeme samozřejmě poskytnout jen omezené množství informací, které jsou nezbytné třeba v případě hlasování o individuálním prominutí pohledávky, úroku apod.

Pro souhrnné zprávy využívám sestavy z účetnictví, pro detailnější přehledy pak agendu Vymáhání pohledávek. Dříve to fungovalo tak, že jsme všechny pohledávky (kromě majetkových) vedli také v IS VERA Radnice, ale pro účetnictví jsme využívali IS jiného dodavatele, a to nebylo šťastné řešení. V roce 2014 jsme provedli analýzu procesů souvisejících s ekonomikou a rozhodli jsme se intenzivněji využívat všechny ekonomické agendy systému VERA Radnice, včetně Účetnictví a Vymáhání pohledávek. Po optimalizaci procesů máme nyní vše zautomatizováno, z externího programu, ve kterém vedeme evidenci nájemních smluv k nemovitostem, je možné nahrávat data přímo do IS VERA Radnice a pak je pro nás účetnictví zárukou přesných informací. Od té doby, co se nám vše centralizuje v jednom systému, je práce jednodušší a rychlejší.

Kdybychom nepoužívali komplexní systém, dovedu si jen obtížně představit, jak bychom vůbec zvládali množství pohledávek z úsekových měřičů rychlosti. Díky propojenosti systému, který pokrývá vše, od prvotního oznámení o podezření ze spáchání přestupku, které přijímají pracovníci odboru dopravy a silničního hospodářství od městských strážníků elektronicky, až po případné vymáhání pohledávky, je možné nápor alespoň trochu lépe zvládat a využít ve prospěch města a občanů.

Jaké vidíte přínosy v centrální správě pohledávek?

Jak už jsem zmínil, je rozhodně výhodnější vést evidenci a vymáhat pohledávky v jednom informačním systému. Snadněji se také připravují přehledy. Kolegové z jiných odborů se mohou podívat na konkrétní osobu přímo v IS VERA Radnice v případě, že potřebují z nějakého důvodu vědět, zda není dlužníkem města. Často se to týká např. odboru ekonomiky a majetku města, kde zjistí, že zájemce o pronájem obecního bytu podal žádost v rámci obálkové metody, a přitom má vůči městu neuhrazené pohledávky. Na základě interních podmínek jsou ale všichni dlužníci města z řízení vyloučeni. Příkazci operace (v našem případě vedoucí odborů) navíc mají mít vždy k dispozici relevantní informace, aby mohli správně posoudit, co mohou schválit.

Mezi další výhody centralizace patří například to, že pokud lidé přijdou na úřad zaplatit nějaký poplatek, referent na pokladně vidí všechny ostatní poplatky, které má občan k úhradě. Může tak učinit i na jeden daňový doklad. Od té doby, co jsme navíc implementovali platební terminály, které jsou také integrované s IS VERA Radnice, neustále roste objem prostředků tímto způsobem přijímaných. Informace o platbách se okamžitě promítají do účetnictví a občané se v podstatě nemusí starat o to, že zase někdy mají přijít uhradit nějaký další poplatek.

Do budoucna se chystáme systém správy pohledávek ještě rozšířit o Portál občana a manažerské výstupy. Pak si budou moci „své“ pohledávky zobrazit a úhrady zkontrolovat občané online, stejně jako naše vedení souhrnné i detailní informace. Samozřejmě, že každý pouze to, co mu právní předpisy povolují.

A jak hodnotí projekt centrální správy pohledávek Václav Bareš, projektový manažer společnosti VERA?

Dvůr Králové nad Labem je zákazníkem, který ví, co chce, a je ochoten dosažení cíle věnovat maximální pozornost a péči. Spolupráce s úředníky a jejich snaha vyřešit problém s dlužníky mohou sloužit jako příklad i pro jiná města. A nemusí to být jenom ta, která pracují s IS VERA Radnice. Centrální správa pohledávek se totiž dá díky univerzálnímu rozhraní nasadit prakticky se všemi ekonomickými systémy užívanými městy. Kromě toho, že tato agenda představuje univerzální nástroj pro evidenci pohledávek a řízení nad společnou datovou základnou s integrovanými možnostmi vyhledávání, umožňuje kontrolu dlužníků proti Insolvenčnímu rejstříku i Základním registrům. Zajišťuje sledování dlužníka a pokrývá celý životní cyklus vymáhacího řízení. Podporuje generování písemností a automatizuje práci se spisovou službou. Řešení je připraveno tak, aby usnadňovalo práci referentům a vedení úřadu poskytovalo podklady pro správná rozhodování.


Aneta Blümlová
Autorka článku je manažerkou marketingu společnosti VERA, spol. s r.o.

Přidat názor

 

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích najdete v nápovědě. Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu.

 
Komerční prezentace

Komerční prezentace

 

Public Relations

Jak si zabezpečit servery?

DNSSECPokud chce moderní člověk plně využívat to, co mu virtuální svět internetu nabízí, musí se stále více orientovat na bezpečnost. Musí činit kroky, jež ho ochrání před riziky, jež se právě na této síti skrývají a dnes a denně uživatele ohrožují.

Pokračování ...


 
 
woo jaw demo hz