Je pro vás karta Databáze z nabídky Vložit | Pole | Jiné, užitečná? Můžete ji využít například při vytváření hromadných dopisů, obálek, pozvánek, apod.
Na hromadné dopisy s Databází
Nechci vás nudit popisem karty Databáze. Bude daleko lepší, když si ukážeme, jak můžete kartu využít prakticky.
Nejdříve si musíte vytvořit – pokud ji už nemáte – databázi adres. Je mnoho cest, jak lze udělat takový jednoduchý adresář s kontakty, které budete používat.
Můžete si, například, vytvořit jednoduchou tabulku v Calc.
Tabulka s adresami
Poté je nutno sešit s adresami zaregistrovat v Base. Otevřete si tedy program z OpenOffice.org Databáze, spustí se průvodce jejím vytvořením.
Vytvoření Databáze ze sešitu Kontakt
Hned v prvním kroku si rozbalte pole Připojit se k databázi s volbou Sešit. V dalším kroku vyhledejte uložený sešit Calc s vašimi adresami. V posledním kroku povolíte Ano, zaregistrovat databázi a Otevřít databázi pro úpravy, pokud budete chtít nějakou adresu ještě přidávat, měnit nebo mazat. Pak stačí už jen Dokončit.
Je nutné, zaregistrovat databázi
Vkládáme pole adres v dopise
Vytvořte si dopis a místo jmen jednotlivých firem, adres a dalších údajů, vložte jednotlivá pole. Z nabídky Vložit | Pole | Jiné [Ctrl+F2], karta Databáze, v poli Typ vyberte Pole standardního dopisu. Pak z pole Výběr databáze rozbalte zaregistrovanou databázi s adresami a jednotlivá pole přidávejte kliknutím na názvy polí a stlačením Vložit.
Vytvoření dopisu s využitím karty Databáze
Veliká výhoda otevřeného okna je, že se nezavírá po volbě Vložit. Můžete si také zvolit, která pole využijete a která ne.
A můžete dopisy vytisknout.
Ještě k nim chybí obálka.
Vytváříme pole adres na obálce
Vytvoříme si podobným způsobem pole s adresami na obálce.
Vytvoření adresy na obálce
Otevřete si nabídku Vložit | Obálka. Otevře se okno a hned na první kartě s názvem Obálka si zvolíte zaregistrovanou databázi z rozbalovacího pole Databáze. V tomto případě Kontakty. Také rozbalte pole Tabulka a zvolte název listu, z kterého se údaje adres budou zobrazovat. Tady je to List1. Pak stačí si z rozbalovacího Pole databáze volit jednotlivá pole a černou šipkou je přemisťovat do náhledu adresáta.
Pokud použijete obálku s průhledovým oknem, dopis poskládáte tak, aby v něm byla adresa příjemce vidět, nemusíte do pole Adresát údaje vkládat.
Pole s nápisem Odesílatel se vyplní automaticky, ale pouze tehdy, jestliže máte vyplněné údaje v nabídce Nástroje | Volby | OpenOffice.org | Údaje o uživateli.
Nezapomeňte na kartu Tiskárna ve stejném okně. Tam si zvolíte, jakým způsobem bude vaše tiskárna tisknout obálku. Může být natočena různým způsobem.
Volby tisku obálky
Nakonec klikněte na tlačítko Nový dok. Otevře se nové okno dokumentu s náhledem obálky.
Náhled obálky k tisku
Pokud zjistíte, že rozměr obálky neodpovídá té vaší, můžete si ji upravit v nabídce Formát | Stránka na kartě Stránka. V rozbalovacím poli Formát v sekci Formát stránky, si můžete vybrat přímo typ obálky nebo zadat její rozměry ručně.
Na obrázku také vidíte, že můžete rozměry jednotlivých polí změnit tím, že kliknete do pole a na šedém ohraničení se objeví zelené čtverečky. Pokud na některý z nich najedete myší, lze se stisknutým levým tlačítkem myši změnit rozměry adresy a přizpůsobit ji. Nezapomeňte na skutečnost, že některé názvy jsou dost dlouhé. Může se tedy stát, že příliš zmenšíte rozměry pole a adresa se nevytiskne celá.
Už stačí hromadně vytisknout.
