Pripravujete oznámenia rodičom o konaní výletu, pozvánky na maturitné stretnutie apod., pričom chcete maximálne
využiť jeden papier a zároveň pre vypisovanie mien chcete použiť hromadnú korešpodenciu? V krátkom návode si ukážeme,
ako to dokážete urobiť.
Pri používaní hromadnej korešpodencie mnohokrát nepostačíte so štandardným spôsobom jej používania, pri ktorom sa na jednu stranu papiera vloží iba jedno meno a adresa z databázy, hlavne ak potrebujete pripraviť „úzke“ pozvánky či oznámenia.
Teraz sa nebudeme venovať tomu, ako si databázu vytvoríte a integrujete ju do prostredia OpenOffice.org, ale ukážeme si iba postup vkladania viacerých adries, pretože pre takéto potreby je v OpenOffice.org k dispozícii jednoduchý nástroj, ktorý však nenájdete v module OpenOffice.org Base, ale priamo v module OpenOffice.org Writer.
Polia databázy v dialógovom okne Pole
Cez menu Vložiť | Pole | Iné otvorte pracovné okno Pole, kde sa prepnite na záložku Databáza. Následne sa v stĺpci Typ prepnite na položku Pole štandardného dopisu a vo Výbere databázy vyberte zoznam s adresami, ktorý rozbaľte, aby ste mohli do dokumentu vkladať príslušné záznamy. Pretože toto okno môžete mať otvorené počas celej práce s dokumentom, môžete teraz pripraviť vlastnú pozvánku s tým, že na miestach, kde chcete vložiť pole z databázy stačí, ak na príslušnej položke dvojito kliknete, alebo ju vložíte cez tlačidlo Vložiť. Jednotlivé položky môžete vkladať aj opakovane, čo dokážete využiť napr. vtedy, ak v pozvánke či oznámení potrebujete napr. viackrát osloviť adresáta menom.
Pripravený dokument s poliami z databázy
Teraz nasleduje najdôležitejší krok – prepnutie na ďalší záznam databázy. V dokumente sa presuniete na miesto, kde budete chcieť, aby sa posunul záznam databázy. V okne Pole sa v stĺpci Typ prepnite na položku Ďalší záznam, vo Výbere databázy prejdite na názov databázovej tabuľky a pomocou dvojitého kliknutia či pomocou tlačidla Vložiť vložte tento údaj do dokumentu.
Vložený posun na ďalší záznam databázy
Vložený posun záznamu databázy uvidíte pomocou malého šedého obdĺžnika (podobá sa nezalomiteľnej medzere). Následný postup je jednoduchý – pomocou kopírovania skopírujete text vrátane prechodu na nový záznam na stranu toľkokrát, koľkokrát to potrebujete. Nezabudnite, že pri vlastnej hromadnej korešpodencii sa názvy položiek databázy nahradia reálnymi údajmi, a preto sa celý text posunie, čím sa môže zväčšiť aj o niekoľko riadkov.
Za poslednou kópiu nesmie byť posun na
ďalší záznam databázy
Pretože OpenOffice.org pri presune na ďalšiu stranu automaticky posúva záznam databázy, je veľmi dôležité to, aby ste za poslednou kópiou pozvánky na strane posun na ďalší záznam vymazali, respektíve ho tam ani nekopírovali. Pozor, pokiaľ na to zabudnete, pri prechode na ďalšiu stranu OpenOffice.org posunie databázu o dva záznamy!
Oznam a otázka OpenOffice.org k hromadnej
tlači
Hromadná korešpodencia sa vykonáva pri tlači dokumentu. Pri jej začiatku vám OpenOffice.org oznámi, že dokument obsahuje databázové polia a opýta sa vás, či chcete vytlačiť sériový dopis. Po potvrdení Áno sa otvorí pracovné okno Hromadná korešpondencia, v ktorom môžete vybrať záznamy, pre ktoré chcete dokument vytlačiť (všetky, vybrané záznamy alebo rozsah), tlač môžete poslať na tlačiareň alebo uložiť do súboru apod. Popis týchto možností však už presahuje rámec tohto návodu.
Výber záznamov databázy pre tlač
Na záver ešte upozorňujeme, že z dôvodu rozdielnosti teoretického počtu navrhnutých tlačových záznamov oproti reálnemu počtu záznamov v databáze sa v prevyšujúcich kópiách vložia namiesto záznamov z databázy medzery, a preto sa týmto nemusíte osobitne zaoberať.
Vytlačený sériový dopis s
niekoľkými medzerami namiesto neexistujúcich záznamov databázy
