Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek v LibreOffice

LO.png LibreOffice/OpenOffice Writer si většina uživatelů spojuje s psaním krátkých či delších textů. Ale tento modul (ve spojení s ostatními) je především silný textový procesor se spoustou funkcí, včetně částečné automatizace. V tomto článku se podíváme, jak lze Writer spolu s dalšími moduly využít k přípravě firemní akce.   

Hromadná korespondence

Hromadnou korespondencí rozumíme přípravu vzorového dokumentu, který poslouží jako jakási šablona pro vyhotovení dopisu konkrétním osobám. To znamená, že v této šabloně nebudou zobrazena skutečná jména, ale zástupná pole. Do nich se budou dotahovat hodnoty z databáze, kterou si připravíte.

Pro přípravu hromadného dopisu potřebujete:

  • Připravenou tabulku s daty,
  • databázové propojení,
  • vlastní dokument Writeru.

Příprava tabulky

K přípravě dat se v tomto případě naprosto postačujícím způsobem hodí Calc. V něm připravte tabulku s daty, která budete do dopisu doplňovat. Jedná-li se o pozvánku, budete zřejmě doplňovat údaje týkající se identifikace adresátů. Nicméně může jít o naprosto libovolná pole. Důležité je, aby tabulka měla svou strukturu, tedy první řádek aby obsahoval nadpisy jednotlivých polí.

Tabulka s adresami příjemců Tabulka s adresami příjemců

Je samozřejmě možné připravit patřičná data přímo v databázovém manažeru Base (Databáze), ale lze očekávat, že s ním má málo uživatelů zkušenosti, a v tomto případě to není třeba, navíc je to celkem nepraktické. Přece jen, vytvoření obyčejné tabulky je v Calcu velmi snadné.

Registrace databáze

Tabulku je třeba zaregistrovat jako databázi, aby bylo možno použít jednotlivé sloupce (jejich nadpisy) jako pole – ovšem neděste se, není to nic složitého. Otevřete aplikaci Databáze. Nastavte přepínač Co si přejete udělat? do stavu Připojit se k databázi a z rozbalovací nabídky vyberte Sešit. Budete se totiž připojovat k sešitu, který jste předtím vytvořili.

Propojení databáze se sešitem Propojení databáze se sešitem

Stiskněte tlačítko Další a v dalším okně tlačítko Procházet. Nasměrujte aplikaci na vytvořenou tabulku a stiskněte tlačítko Otevřít.

Nalezení cesty ke zdrojovému sešitu Nalezení cesty ke zdrojovému sešitu

Stisknutím tlačítka Další se dostanete na poslední okno, v němž databázi zaregistrujete – stačí ponechat nastavení okna, jak je, jen odškrtněte pole Otevřít databázi pro úpravy.

Registrace databáze Registrace databáze

Stisknutím tlačítka Dokončit a uložením databáze jako souboru je hotovo.

Vytvoření dopisu a použití polí

Nyní je databáze zaregistrovaná v OpenOffice/LibreOffice a můžete ji využít. Otevřete textový dokument (může jít i o jiný, ale nejčastěji asi využijete právě jej) a vytvořte jakousi „šablonu“, která se pak použije pro hromadný tisk. V přiloženém příkladu jsou do dopisu doplněna pole, vložená z nabídky Vložit | Pole | Další pole. V okně pak přepněte do záložky Dokument, kde vyberte jako Typ Odesílatel a poté můžete přidávat dílčí pole. Jejich hodnoty se dotahují z nastavení, konkrétně z okna Možnosti.

Přidání polí do dokumentu Přidání polí do dokumentu

Údaje o uživateli v nastavení programu Údaje o uživateli v nastavení programu

Do dokumentu můžete přidávat jednotlivá zástupná pole z databáze. Pole i celou tabulku zobrazíte z nabídky Zobrazit | Zdroje dat. Pole uchopte za záhlaví a přetáhněte do dokumentu. Správné vložení ověříte jednak šedým podbarvením, ale hlavně tím, že název pole bude obaleno znaky <, >. Pole můžete umístit libovolně v dokumentu. V tomto případě je vhodné pole oddělovat mezerami, aby nesplývala například jména s příjmeními.

Příprava dopisu pro hromadnou korespondenci Příprava dopisu pro hromadnou korespondenci

Je-li zdrojová databáze poškozená nebo úplně chybí, nebude možné dokument vytisknout jako formulářový, nebudou tedy nahrazena pole za jejich hodnoty. Pokud jste však do dokumentu vložili pole ze staré databáze, zaregistrujte novou databázi a uložte ji pod stejným názvem jako předchozí. Můžete rovněž poklepat na nějaké z polí a pomocí okna Upravit pole projít jednotlivá pole a přiřadit jim novou hodnotu – ta samozřejmě může být jiná než v předchozím případě.

 

Úprava (oprava) jednotlivých vložených polí Úprava (oprava) jednotlivých vložených polí

Tisk 

Konečně nadešel kýžený okamžik – tisk dokumentu. Tisk můžete provést jak na stolní tiskárně, tak virtuální (například PDF). Při tisku budou do jednotlivých polí dosazeny skutečné hodnoty. Bude tak vytvořeno tolik stránek tiskového dokumentu, kolik je řádků ve zdrojové tabulce (může jich být i méně). Tisk zaktivujete například stisknutím Ctrl + p, využít samozřejmě můžete tlačítka nebo nabídky Soubor. Při tisku se provádí kontrola, zda v dokumentu nejsou obsažena formulářová pole. Pokud jsou, jako je tomu v tomto případě, budete před samotným započetím procesu tisku dotázáni, zda si přejete vytisknout formulářový dopis. 

Dialog upozorňující na tisk formuláře Dialog upozorňující na tisk formuláře

I když váš dokument není dopisem, vždy zvolte možnost Ano, jinak se vytiskne dokument tak, jak je, tedy bez nahrazení polí. Dále pokračujete na dialogové okno Hromadná korespondence, v němž rozhodnete, zda se soubor vytiskne nebo jen uloží s doplněnými hodnotami polí pro pozdější zpracování. Opět se zde zobrazuje zdrojová tabulka s jednotlivými záznamy (řádky), mezi kterými lze přepínat. To je užitečné, protože můžete volit doplnění dat jen z některých záznamů. Řádky vybíráte kliknutím na levý sloupec v místě příslušného řádku. Více řádků vyberete při stisknuté klávese Ctrl. Jakmile začnete vybírat více záznamů, přepne se přepínač Záznamy do pozice Vybrané záznamy.  

Výběr záznamů pro tisk Výběr záznamů pro tisk

Rovněž lze určit rozmezí pomocí číselníků Od:, Do:. 

A nyní konečně vybíráte výsledný výstup. Jak už bylo uvedeno, na výběr máte mezi tiskem na tiskárnu (stolní nebo PDF) a uložením do souboru. 

  • Tisk na tiskárně. Zvolíte-li první možnost, vaše práce v tomto okně končí a stačí stisknout OK. Otevře se klasický tiskový dialog, ve kterém vybíráte typ tiskárny, vzhled dokumentu, jeho rozlišení a další nastavení.

Tiskový dialog LibreOffice Tiskový dialog LibreOffice

  • Uložení do souboru. Při uložení do souboru můžete vybrat, zda se všechny stránky uloží do jednoho souboru či více souborů. V prvním případě zadáváte název a umístění výsledného souboru v dalším file/open dialogovém okně, ve druhém lze postupovat stejně (odškrtnete-li pole Vytvořit název souboru z databáze) – soubory se pak uloží pod vámi zadaným názvem a budou očíslovány –, název souborů však můžete zadat i s využitím některého formulářového pole. V tomto případě se hodí Příjmení.

Uložení do souboru s využitím databázových polí Uložení do souboru s využitím databázových polí

Obálka 

Dopis máte hotový, nyní je na řadě obálka. I tu lze v OpenOffice/LibreOffice připravit. Slouží k tomu dialogové okno Obálka, které otevřete z nabídky Vložit | Obálka. Toto okno využijete i v případě, že chcete tisknout jednu obálku s jednou adresou. Protože však uvažujeme hromadný tisk více obálek, s výhodou opět využijete připravenou databázi. Opět musí být zaregistrovaná, abyste ji mohli vybrat. Následně vybírejte jednotlivá databázová pole a tlačítkem v podobě šipky je umísťujte do adresy příjemce. Nezapomeňte opět mezi poli přidávat mezeru. Do pole adresy příjemce můžete přidávat i vlastní text, který se pak propíše do všech obálek. 

Poté můžete přidat adresu odesílatele. Není povinná. Zaškrtnutím pole Odesílatel se vloží systémové hodnoty. Můžete vložit vlastní.

03sesit.png

Na další záložce Formát určujete umístění adresy odesílatele a příjemce na obálce, velikost obálky (lze vybrat z předdefinovaných šablon) a také formát, a to jak znaku, tak odstavce. Připomeňme, že formátováním znaků určujete například řez písma nebo barvu, formátováním odstavce pak rozpaly mezi jednotlivými řádky a podobně.

Formát odesílatele, příjemce a obálky Formát odesílatele, příjemce a obálky

Způsob, jakým se obálka bude tisknout, nastavujete na poslední záložce Tiskárna. Pomůže vám tisknout dle orientace obálky a její pozice v podavači. Horní tlačítka ukazují umístění obálky (vlevo, uprostřed, vpravo) a orientaci (vodorovně, svisle) v podavači. Přepínač Tisk od horního okraje, resp. Tisk od spodního okraje určuje obálku v podavači tiskovou stranou nahoru, resp. dolů.

Správné nastavení funkcí na této záložce záleží na konkrétním typu tiskárny. Pozici tisku můžete doladit pomocí číselníků Posunout dopravaPosunout dolů, další nastavení přímo tiskárny (zatím jste nastavovali jen dokument) pak provedete po stisknutí tlačítka Nastavení. To může být pro různé tiskárny různé.

Připravenou obálku lze vložit přímo do stávajícího dokumentu a tu pak tisknout jako formulář, nebo vytvořit nový dokument. Při následném tisku pak postupujete jako při tisku hromadného dokumentu.

Vzorové soubory:

adresy.ods adresy.ods (11,35 KB)
adresy.odb adresy.odb (1,77 KB)
dopis.odt dopis.odt (11,85 KB)

(Jako ve škole) Průměr: 1,00 | Hodnotilo: 3
 

Komentáře

user avatar neutr
Odpovědět
Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
25. 01. 2018, 11:49:34
Velmi dobře zpracované, ale není vidět jestli budete pokračovat. Celkem je to vyhovující, ale například když se tiskne do obálek s průhledným okénkem, které zobrazuje adresu není třeba obálky upravovat. Stačí jen do formuláře umístit správně adresu a pak dopis správně ohnout (stačí jednoduché udělátko na ohyb do třetin.)

Další záležitostí jsou štítky které lze vytisknout následně podle pořadí a tyto později nalepit na obálku. Štítky jsou uvedeny v nadpisu a proto usuzuji, že tento článek bude mít pokračování - například emaily z hromadné korespondence.

Toto téma je zajímavé zejména pro státní správu a samosprávu která zřejmě aktuálně ale pozvolna přechází na Libre Office. Z toho mám radost protože pak lze snadno migrovat na Linux.

Právě proto je popis úpravy šablon pro hromadnou korespondenci velice důležitý a také velice aktuální.

Díky za tohle téma.
user avatar Petr Valach
Odpovědět
Re:Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
25. 01. 2018, 18:30:12
Ahoj, neboj se, ještě se k tomu vrátím v dalším článku.
user avatar M.Havlík
Odpovědět
Re:Re:Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
27. 01. 2018, 17:38:41
Je to hezky zpracováno, ale pořád LO ani OO neumí, to co Word, a to je vkládat obrázky z databáze, když vytvářím štítky nabo katalog s obrázky tak ve Wordu stačí jen merge filed a vyberu si adresář s obrázky...
Pokud by toto řešení existovalo , tak je to výborné
user avatar neutr
Odpovědět
Re:Re:Re:Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
28. 01. 2018, 07:57:46
Pane Havlík tohle není pravda. LO i AOO tohle umí, jen je to možná jinak obsluhované nežli ve Wordu.

Pro hromadnou korespondenci se používá vždy nějaká šablona ať už jde o dopis, nebo email přímo, nebo o přílohu emailu. Do té šablony se obrázky načítají do předem připravené pozice která má většinou stabilní rozměry a umístění, nebo je to v podkladu dokumentu.

Běžně jde o loga, ale může jít i o nabídkové či poptávkové listy s náčrty, fotografiemi aj. Takže "Hromadná Korespondence = HK" vyžaduje přípravu ve formě šablon.

Takže ono přímo vkládat obrázky lze. Jako databáze se používá často právě sešit tak jak uvádí autor článku. S databází je to maličko jinak, ale i to se dalo dělat sice trošku složitěji - odkazem z databáze (modul BASE), ale šlo.

Nově (ale už to jsou 2-3 roky) má Base LibreOffice také zabudovaný motor databáze Firebird s typem pole BLOB (Binary Large Object, Basic Large objekt). Tohle pole by to mělo umět přímo. Přes to se postup na šablonách o moc nezmění ať už jsou řízeny sešitem (sekundárně načtenou tabulkou), nebo přímo pomocí konstruované tabulky Base.

Takže to je ta skutečnost která Vám zřejmě unikla - tedy konkrétně že LO už to umí přímo databází (ale ještě jsem to netestoval na konkrétním případu s obrázkem). Také Vám zřejmě unikla možnost vkládat odkazem nepřímo. Jde tedy o koncept a zejména schopnost nastavit správně šablony.

Sešity Calcu samozřejmě BLOB umí dobře a existují i rozšíření, která umí vytvořit "katalog" obrázků různého typu, ale nejčastěji se stejnými rozměry. Pak stačí odkaz na tuto databázi (sešit načtený do Base), ale ani to není nutné.

Kdysi tady byl dotaz na šablonu pro nějakou cestovku která odesílala mnoho příloh emailů svým bývalým klientům s obsahem o který měli původně zájem. Tedy různé lokality, různé hotely, pláže, zázemí a proto více fotek. Šablona měla určité rezervy ale to jsem neřešil. Já jsem s úpravou pomáhal, ale práce byla jen v přizpůsobení pomocí maker. Takže vzor který dík tomu mám (byl postnut veřejně) patří autorce šablony. Přestože tato nebyla licenčně specifikovaná patří jí nelze to použít bez jejího souhlasu. Zejména také proto, že jde o komerční sektor.

Přes to je to typický příklad pro HK. Osobně bych to udělal maličko jinak, ale šablony jsou velice variabilní co do účelu, a pak také co do postupů vytváření a uspořádání obsahu. Přes to uznávám, že například u emailové komunikace by postačovalo přiložit obrázek nebo ho dát do pozadí bez použití šablony. Ne všechny portály ale umožňují stejný typ emailu s načteným pozadím (obrázkem) takže tato funkcionalita je diskutabilní.

Sám za sebe mohu vyjádřit jen to, že mne šablony zajímají zejména v rámci potřeb Státní správy a samosprávy. Zde jsem také už pomáhal právě s úpravou šablon. Ta problematika je sice stejná jako je u šablon soukromého či komerčního typu, ale účel má význam mnohonásobně větší nežli běžné komerční šablony. Při tom jsou zde specifika daná předpisem resortů, nebo jen vzorem který je požadován konkrétní osobou (nadřízeným ap.). Zejména pak jde o Spisovou službu která mnoho věcí specifikuje přesně.
user avatar M.Havlík
Odpovědět
Re:Re:Re:Re:Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
27. 02. 2018, 15:51:31
Děkuji za vyčerpávající odpověď. Práci s databází jsem zkoušel, ale nepodařilo se mi docílit načtení obrázků z databáze do dokumentu. Toto je na mě již poměrně složitý postup.
U wordu jsem zadal pouze adresář na disku a on podle názvu vkládal obrázky.
Mám prostě štítky, cca 10 na stránce a u každého bych chtěl vložit onrázek podle popisného čísla, takový katalog.
A to se mi nedaří udělat, ani databázovým polem jako obrázek..
user avatar neutr
Odpovědět
Re:Re:Re:Re:Re:Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
27. 02. 2018, 18:11:05
Ono jde o šablonu. Šablona mívá více obrázků, ale ty mají každý svou URL. Takže načítání 10-ti obrázků si může vyžádat i nějaký čas podle velikosti.


Pokud si představujete že každý z 10-ti obrázků bude mít ještě volbu tak to se musí udělat jinak. Standardně jinou šablonou - byť shodnou - jen s jiným obsahem obrázků. Ale ani to není až tak velký problém. Jen by si to vyžádalo dva úkony navíc. Konkrétně vybrat makrem vhodné obrázky a potvrdit. Obrázky už mohou být uspořádány do sady, nebo se musí vybrat jednotlivě - to je složitější řešení na víc kliků.


Ovšem potom už je snadnější nadefinovat celé různé šablony s různými obsahy obrázků. Také je možné, že existuje řešení ve formě rozšíření nebo hotových šablon. To ale nevím musel bych hledat a testovat. Zase - to bych to raději naprogramoval sám.


Celkem pochybuji, že by to Word uměl lépe. Pokud do stejné šablony umí vložit variantně obrázky musí používat individuální výběry, nebo variantní šablony - stejně jako Writer.
user avatar JirkaZ
Odpovědět
Příprava hromadné korespondence, štítků a obálek
25. 01. 2018, 13:54:18
Díky za názorný článek s problematikou, které se úspěšně dlouhodobě vyhýbám... Ukládám si do záložek, určitě se bude hodit.

Přidat názor

 

Nejsou podporovány žádné značky, komentáře jsou jen čistě textové. Více o diskuzích najdete v nápovědě. Diskuzi můžete sledovat pomocí RSS kanálu.

 
Petr Valach

Petr Valach

OpenOffice používám od roku 2004, od roku 2011 LibreOffice. Od roku 2009 píšu články pro OpenOffice.cz a LinuxEXPRES.cz. Svobodný software uplatňujeme v redakci www.exospace.cz , v níž jsem šéfredaktorem. Redakce ExoSpace.cz podporuje redakce LinuxEXPRES.cz a OpenOffice.cz, jejichž dnes už bývalý šéfredaktor Lukáš Jelínek je naším čestným členem.

 

Public Relations

Seznamte se s českou doménou

Máte vlastní doménu nebo se chystáte ji zaregistrovat? Myslíte také na její důkladné a profesionální zabezpečení? Spojte se s profesionály.

Pokračování ...


 
 
woo jaw demo hz