Víte o tom, že můžete usnadnit práci sobě i ostatním? Chcete mít údaje o sobě a další informace, které o vás ukládá
kancelářský balík, pod kontrolou? Pak se začtěte do newsletteru z 28. 8. 2012.
Dobrý den,
víte, že se do zpracovávaného dokumentu ukládá poměrně dost informací o vás a vaší práci? Ukážeme vám, jak je mít pod kontrolou.
Toto je newsletter pro uživatele webu OpenOffice.cz, pokud se vám nelíbí, můžete si ho odhlásit ve svém nastavení.
Vyplněný uživatelský profil
Jistě víte, že údaje o uživateli můžete vyplnit v nastavení programu, tedy v okně Nástroje | Možnosti resp. Volby | Uživatelská data (Uživatelské údaje). Kromě společnosti a jména je možné vložit adresu, pozici a telefon s e-mailem. Tyto údaje se pak automaticky využívají nebo je můžete využít manuálně (např. v záhlaví nebo zápatí).
Doporučujeme vložit jméno a příjmení, jež se používá při vkládání uživatelských komentářů (Vložit | Komentář). To je velmi praktické při práci více lidí na jednom dokumentu.
Podrobná data a statistiky
Informace a autorovi a čas strávený na dokumentu lze najít na kartě Vlastnosti v nabídce Soubor. Kromě data vytvoření je zde datum poslední změny, vytištění, celkový čas úprav (to se velmi hodí!) a počet revizí - tedy kolikrát byl dokument otevřen.
Pole Popis ve stejném okně zpřesňuje informace o dokumentu (tzv. metainformace). Používají se hlavně při vyhledávání (lokálním i na internetu) nebo v případě, že z dokumentu vytvoříte PDF (to může být zdrojem velmi zajímavých informací zejména v případě oficiálních dokumentů). Další karta obsahuje statistiku textu, stránek, vložených objektů apod.
POZOR. Metainformace se ukládají do PDF, které se může ocitnout na internetu. Vzpomeňte si na opsané práce ministrů, v nichž novináři nalezli jména jiných autorů.
Změny v dokumentu
Pokud máte aktivní ukládání změn (Úpravy | Sledování změn | Záznam), pak mohou být cenným zdrojem informací, který by ovšem neměl opustit soukromý prostor. Ukládají se tam totiž také poznámky, které někdy mohou být velmi neformální.
Dokumenty mohou ukrývat mnoho informací, nepodceňujte správné nastavení programu. Máte-li zájem o proškolení v tomto směru, jsme připraveni vám poradit. http://www.openoffice.cz/sluzby-a-skoleni-openoffice-org-a-libreoffice
Vaše redakce@openoffice
cz
P.S. Vyšel Apache OpenOffice 3.4.1 a lidé ho stahují o 106: http://www.openoffice.cz/novinky/apache-openoffice-prekrocil-dvanact-milionu-stazeni
