Ďalšími súbormi, ktoré sú potrebné pre váš systém, sú fakturanti.ods, materiál.ods a prehľad faktúry.ods. Prvé dva súbory slúžia ako databázy a tretí slúži ako prehľad dát.
Tieto súbory si môžete stiahnuť v archivu: fakturanti.zip
Nebudem podrobne rozpisovať vzorce a makrá, nakoľko máte možnosť si ich pozrieť v stiahnutých dokumentoch a model je podobný, ako v dokumentoch z predchádzajúcich dielov. Budem sa venovať len popisu funkčnosti dokumentov.
Fakturanti
Tento jednoduchý dokument je taká mini-databáza, z ktorej sa exportujú dáta do dokumentov faktúra.ots a objenávka.ots. Dokument sa veľmi zriedka mení a je urobený osobitne kvôli tomu, aby sa nemuseli prepisovať fakturanti v šablónach dokumentov ručne. Je uložený v priečinku databázy, pod názvom fakturanti.ods. V čistom zošite si vytvorte len jeden list s názvom data, kde prvý stĺpec bude obsahovať mená fakturantov. Ďalej je v tomto liste tlačidlo Export dát, ktoré si prepojte s makrom fakturanti. Makro si vložte do modulu fakturanti v knižnici firma.
List data v zošite fakturanti.ods.
Nakoniec si zošit uložte do priečinku databázy, samozrejme pod názvom fakturanti.ods.
Materiál
Zošit material.ods, slúži na vkladanie dát o materiáloch, ktoré sú používané pre výpočty a tvorbu cien v dokumentoch kalkulácia.ots a ceny.ods. Obsahuje dva listy s názvami material a data, ktoré si vytvorte v čistom zošite. Zošit si uložte do priečinku databázy pod názvom material.ods. Prejdite na list material a naformátujte si ho podľa obrázku.
List material v zošite material.ods.
V prvom riadku sú popisky. Do druhého riadku, konkrétne do buniek B2:E2, sa vkladajú dáta. Bunka C2 obsahuje zoznam overenie platnosti dát, kde ako zdroj je rozsah buniek G2:G15. Ďalší zoznam overenia platnosti dát je v bunke B8, kde ako zdroj je rozsah buniek data.$B$2:$B$500. Dáta sú exportované z riadku 20, pomocou makra export z modulu material. Toto makro si do tohto modulu vložte. Potom si vytvorte ovládací prvok tlačidlo s názvom Uložiť materiál a prepojte ho s týmto makrom. Ďalší ovládací prvok, ktorý si vytvoríte, je Zaškrtávacie políčko v bunke B7. Prepojte si ho s bunkou I2. Referenčná hodnota (zapnutá) je 1.
Zaškrtávacie políčko, karta Dáta.
Ostatné bunky so vzorcami v tomto liste slúžia na pomocné výpočty. List data slúži ako databáza a exportujú sa z neho dáta do vyššie spomenutých zošitov.
Prehľad faktúry
Tento dokument slúži hlavne na vytvorenie prehľadov o výške faktúr podľa odberateľov, o výške predaja jednotlivých druhov tovaru, poprípade na zobrazenie faktúry. Zošit je uložený v priečinku databázy. Má päť listov s názvami data, faktúry, odberatelia, kalkulacia, predaj výrobky a predaj výška. Listy data, odberatelia a kalkulacia sú prepojené so súbormi faktúry.ods (list data), kontakty.ods (list odberatelia) a kalkulácia.ots (list data). O zošite kalkulácia.ots si povieme v budúcom diele. Prepojte si ich podobne, ako ste to robili napríklad v diele OpenOffice.org vo výrobnej firme 8 – Objednávka 2, v liste číslo objednávky. Listy odberatelia a kalkulacia si skryte. List data zároveň slúži aj k vybratiu faktúry podľa čísla, ktorá sa zobrazí v liste faktúry pomocou makra vyber, prepojeného s tlačidlom Vyber. Návrat z tohto listu späť na list data je pomocou makra spet, prepojeného s tlačidlom Späť.
List data v zošite prehlad faktúry.ods.
List faktúry v zošite prehlad faktúry.ods.
Pred stlačením tlačidla Vyber, musíte mať vybratú niektorú z buniek s číslom faktúry, v druhom stĺpci (B).Vzorce v liste faktúry sú urobené, aby vyhľadali údaje z listu data, pomocou funkcií VLOOKUP a IF.
Zaujímavejší je však list predaj výška, kde je tabuľka Sprievodcu dátami a graf, ktoré vám vyhodnotia výšku predaja podľa odberateľov. Tabuľku Sprievodcu dátami si vytvorte z dát v liste data (A1:N200).
Tabuľka Sprievodcu dátami.
Kto predpokladá viac faktúr, tak si samozrejme zvolí väčšiu oblasť. Do Riadkových polí si vložte odberateľ a do Dátových polí Celkom - spolu bez DPH (opäť kto chce, môže si vložiť napríklad, celkovú faktúrovanú sumu). Následne si do filtra zadajte odberateľ=neprázdny.
Sprievodca dátami.
Filter tabuľky Sprievodcu dátami.
Po vytvorení tabuľky si vytvorte na jej základe graf. Postačí, ak si označíte hociktorú bunku v tejto tabuľke a kliknete na tlačidlo Graf, poprípade zadajte Vložiť | Graf....
Tlačidlo Graf.
Následne sa vám otvorí Sprievodca grafom, kde si určite hlavne typ grafu a dátovú oblasť (tu odporúčam zväčšiť podľa predpokladaného počtu odberateľov).
Sprievodca grafom.
Ak ste spokojný, stlačte dokončiť. Úpravy grafu môžete, pokiaľ budete chcieť, vykonať aj hocikedy neskôr.
Graf.
Teraz prejdite na list predaj výrobky, v ktorom je v štyridsiatich riadkoch urobená tabuľka s voliteľným prehľadom, o predaji jednotlivých výrobkov. Označte si bunku A1, vyberte si Dáta | Platnosť... a zvoľte Oblasť buniek. Do zdroja zadajte kalkulacia.$A$2:$A$5000.
Listy kalkulacia a odberatelia sú vo vzorovom dokumente skryté a zobrazíte si ich Formát | Tabuľka | Zobraziť...
Prekopírujte si bunku A1 do ďalších štyridsiatich riadkov. Výpočty sú prevádzané v skrytých stĺpcoch B:FS, pomocou funkcie SUMIF. V stĺpci FT je zobrazený výsledok pomocou funkcie SUM. Takto si môžete vybrať v prvom stĺpci tovar a vo vedľajšom viditeľnom stĺpci sa vám zobrazí množstvo fakturovaných merných jednotiek, z vybratého tovaru.
List predaj výrobky.
Nabudúce si povieme niečo o kalkulácii.
