OpenOffice.cz - web věnovaný kancelářským balíkům OpenOffice.org

Mohlo by se zdát, že není třeba věc „příliš hrotit“; nebudou vydávány aktualizace, no a co? Potíž je v tom, že je značná část aktualizací klíčových, protože jsou bezpečnostního rázu. Jednotlivec si možná může dovolit nechat skrz nějaký nezabezpečený program proniknout nějaký malware, ale rozhodně si to nemůže dovolit firma či jiný subjekt, které jsou na správném chodu počítačů životně závislé.

Je zřejmé, že čím většího počtu lidí se v nějaké skupině (firma, úřad, škola) tato skutečnost dotkne, tím složitější je to otázka. Kupodivu složitější, než by se na první pohled zdálo, protože tentokrát nelze problém vyřešit pouhopouhým upgradem, tedy instalací nové verze programu. Důvod je zřejmý z následujícího obrázku.

Porovnání Microsoft Office 2003 a 2013. Tlačítkové lišty vs. ribbon, nabídkový pruh vs. tlačítko Start, jiné formáty…

Na obrázku je jasně vidět klíčový problém, jemuž budete čelit v každém případě, pokud se rozhodnete upgradovat z verze 2003 na jakoukoliv novější. Verze 2007, první po verzi 2003, totiž přinesla změnu uživatelského rozhraní, a to zásadní. Natolik zásadní, že mnohým uživatelům práce s Microsoft Office činí problémy. Případně právě proto, že si jsou změny vědomi, odkládají přechod na poslední možnou chvíli (kdy už ale nebude čas si na změnu zvyknout).

Co všechno se změnilo?

Nové verze Microsoft Office jsou tedy změněné designově, ale i jinak. Připomeňme si to nejdůležitější.

Namísto tlačítek ribbon

Namísto tlačítkových lišt je použit pás karet, takzvaný ribbon. Ten zabírá značné místo (lze jej sbalit, ale pouze ručně, minimalizace nemá přiřazenou klávesovou zkratku) a běžní uživatelé většinou nepřijdou na způsoby, kterak si ho přizpůsobit. Běžní uživatelé si jej ani přizpůsobit nemohou; postup je totiž neobyčejně kuriózní a obskurní (posuďte sami – návod naleznete v článku Přizpůsobení pásu karet (Ribbon) – vlastní pás karet). Mohou si pouze přidávat tlačítka na horní tlačítkovou lištu.

Ze zkušenosti je práce s ribbonem zdlouhavější, protože uživatelé musejí nejprve zvolit skupinu a až poté tlačítko. Nemají tedy k dispozici konkrétní tlačítkovou lištu, která by se přizpůsobovala vybranému obsahu (například klepnete‑li na obrázek, ihned by se měla zobrazit lišta pro úpravu obrázků).

Kam zmizel nabídkový pruh?

Ani nabídku, skrytou pod tlačítkem Office, si nelze přizpůsobit, navíc toto menu je poměrně zvláštně uspořádáno a leckteré položky jsou umístěny tam, kde byste je vůbec nečekali (úloha: nalezněte položku nabídky Vlastnosti dokumentu…). Je jasné, že tato nabídka je zcela odlišná od nabídkového pruhu v předchozích verzích. Nabídky totiž byly implementovány do tlačítek ribbonu.

Nový standard OOXML dobývá svět… ale jen ten v Redmondu

Microsoft Office ve verzi 2007 přinesl do světa formát Office Open XML. Tento formát byl v roce 2006 standardizován jako standard ISO/IEC pro přenos kancelářských dokumentů; v roce 2008 však proces proběhl znovu, protože ve formátu OOXML došlo k určitým změnám. Verze 2007 se však striktně nedržela ani standardu schváleného v roce 2008 (pochopitelně), ale ani původního; dokonce ani verze 2010 nemá striktní podporu pro OOXML. Ta byla implementována až pro Microsoft Office 2013.

Formát OOXML je opravdovou katastrofou pro všechny vývojáře, kteří se snaží do svých produktů zahrnout podporu pro tento formát, a zároveň pro uživatele Microsoft Office, nezáleží, zda dřívějších či současných verzí:

1. Specifikace tohoto formátu je popsána v naprosto neuvěřitelném svazku zahrnujícím 6546 stran (konkurenční formát Open Document Format pouze 867 stran).
2. Nedodržování striktní implementace v předchozích verzích vede k četným problémům.
3. Schvalování OOXML v organizaci ISO bylo zřejmě doprovázeno korupcí ze strany Microsoftu, což vedlo k velkým protestům, které ovšem nebyly vyslyšeny, což vrhá velmi špatné světlo na Microsoft, organizaci ISO, proces schvalování formátu OOXML a formát jako takový (s ohledem na chuť vývojářů třetích stran zahrnout do svých produktů podporu pro OOXML).

Pro verze Microsoft Office platí beze zbytku rčení každý pes jiná ves. Co verze, to jiná specifikace formátu. To samozřejmě s sebou přináší četné problémy napříč jednotlivými verzemi, nicméně – a to je důležité poznamenat – Microsoft vytváří špatnou i zpětnou podporu. Co se tedy může stát?

1. Uložíte‑li soubor v novější verzi programu (navíc pod formátem OOXML), budete mít problémy jej otevřít ve starší verzi programu. Anebo jej otevřete, ale s problémy (to se týká např. kontingenčních tabulek).
2. Uložíte‑li soubor ve starší verzi programu, můžete mít problém jej otevřít v novější verzi (!).
3. A vrchol na závěr: Uložíte‑li soubor v jedné verzi programu, nemusíte jej otevřít v úplně stejné verzi instalované na jiném počítači! Budete informováni, že soubor je poškozený. Tento soubor však otevřete jinými programy, které jsou s to pracovat s formátem OOXML. Může se to zdát nepravděpodobné, ale k tomuto jevu skutečně dochází (a zdaleka ne u složitých souborů, může jít například o jednoduché tabulky).
   
   

Častá chybová zpráva při používání Microsoft Office...

Je velmi obtížné stavět existenci firmy nebo úřadu na formátu, jehož specifikace se mění (i když další změny OOXML zřejmě nelze očekávat) a který vykazuje nekompatibilitu mezi různými verzemi programu, pro nějž je nativním formátem. Na formát souborů a jejich jednotnost musí být naprosté spolehnutí, protože je třeba, aby starší, nově a v budoucnu vznikající soubory byly editovatelné.

Shrnutí

Shrňme si tedy zásadní problémy:

1. Naprosto změněné uživatelské rozhraní, které se obtížně přizpůsobuje a na něž si uživatelé musí zvyknout, pokud s ním mají pracovat.
2. Je třeba si zvyknout na používání nového souborového formátu.
3. Nekompatibilita jak mezi verzemi samými, tak dokonce i mezi různými instalacemi téže verze.

Jak z toho ven?

Jste‑li živnostník, chcete, abyste pracovali co nejefektivněji, tedy mimo jiné, abyste investovali co nejméně peněz do školení personálu.

Jste‑li ředitelem školy nebo jiné státní instituce, mělo by vám jít o totéž, navíc je velmi žádoucí, abyste byli aktivními podporovateli otevřenosti, standardizace a dodržování standardů. Tam, kde je to účelné, se vyplatí daný úkon standardizovat, protože to nutně vede ke snížení finančních nákladů.

Podle Doporučení k aplikaci § 4 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů se nařizuje státním institucím (mezi něž patří i školy) elektronické dokumenty zveřejňovat v otevřených formátech (mezi něž patří doporučovaný Open Document Format).

Pokud tedy musíte řešit otázku „máme Microsoft Office 2003 – a co dál?“, pak zároveň musíte vzít v úvahu následující:

1. Pořizovací cena (upgradovaných) verzí.
2. Školení personálu.
3. Přizpůsobení programu interním požadavkům.

Každý bod představuje finanční náklad, poslední dva jsou také velmi náročné technicky a časově.

Rozhodnete‑li se zakoupit nejnovější verzi Microsoft Office, vyjde vám cena jedné licence na minimálně 5000 Kč; chcete‑li databázový manažer (Access), pak počítejte s částkou přesahující 10 000 Kč. Rozhodnete-li se provozovat Microsoft Office na smartphonu, resp. cloudově (Office 365), počítejte u firem s částkou od 4 eur (tj. cca 100 Kč) měsíčně nebo 40 eur ročně za každého uživatele.

Školení personálu představuje významnou finanční položku; čím je novinek více, tím je školení finančně a časově náročnější. Zaměstnanci po dobu školení negenerují zisk, přesto je třeba jejich čas zaplatit, zaplatit je nutné i školitele. Lze očekávat, že školení zaměstnanců, kteří přechází z verze 2003 na novější, bude velmi nákladné, protože změna na základní uživatelské úrovni – uživatelském rozhraní – je obrovská.

Jestliže používáte starší verze programu, jste zvyklí na určité postupy, které se v novějších verzích dělají jinak. Nebo naopak, otevřou se vám nové možnosti – např. verze 2007 podporuje nekonečně mnoho podmínek podmíněného formátování atd.

Pokud by došlo k nepravděpodobné situaci, že by společnost Microsoft ukončila provoz, vaše investice do zaměstnanců by vyšla vniveč a navíc postupy a procesy, které ve firmě řídíte, by musely být přepracovány a přizpůsobeny jinému programu. Je lepší, když je k dispozici více programů, které mají podobný uživatelský základ a vzhled a pracují podobně a liší se v drobnostech.

Pokračování příště

To by bylo pro dnešek vše a příště se podíváme na to, jaké požadavky lze na kancelářský balík klást a jak lze těmto požadavkům vyhovět. Možností je totiž celá řada.

Autor používá LibreOffice 4.1.1