OpenOffice.cz | OpenOffice.org vo výrobnej firme 1

Dlho som hľadal účtovný systém, ktorý by bol využiteľný pod rôznymi platformami, zadarmo aj pre využitie vo firme a dal by sa prispôsobiť presne pre moje potreby. Tento seriál bude o vytvorení akéhosi systému vzájomne spolupracujúcich šablón a dokumentov, ktoré tvoria kancelársky celok.

Úvod

Po dlhšom hľadaní a experimentovaní (v tých časoch ešte na Windows98) som dospel k tomu, že najlepšie bude vytvoriť si vlastný systém. A tu sa musím poďakovať Microsoftu za to, že ma priviedol cez neslobodný MS Office až k slobodnému OpenOffice.org, vtedy ešte verzie 1.1.

A keď už ďakujem tak moja vďaka patrí aj pánovi Pastierikovi za jeho seriál o makrách, pánovi Grafovi za jeho stránky o makrách v Calcu a všetkým z komunity okolo OpenOffice.org a Linuxu, bez ktorých by som nevedel to, čo viem dnes.

Popis systému

Jedná sa o kancelársky systém použiteľný tak pod MS Windows ako aj Linuxom a všade tam, kde je možné spustiť kancelársky balík OpenOffice.org.
Systém bude určený pre malé výrobné firmy, nakoľko sú tam dokumenty pre kalkulácie vo výrobe, no dá sa (pri malom zjednodušení) použiť aj pre obchodné firmy.
Nejedná sa tu o vyslovene podvojné účtovníctvo, aj keď by sa to pri dotvorení pár dokumentov dalo realizovať, nakoľko väčšina potrebných údajov je v systéme.
Systém je pre jeden počítač nakoľko zdieľanie som nemal potrebu zatiaľ riešiť. Určite sa to dá vyriešiť hlavne v Linuxe dočasným zámkom súboru, alebo dočasnou zmenou práv, pokiaľ je súbor už otvorený a s ním aj pre naviazané súbory.
Systém je založený na vzájomnej spolupráci šablón, dokumentov, ktoré slúžia ako databázy, a makier, ktoré automatizujú všetko, čo by sme museli pracne ručne robiť (kopírovanie dát, otváranie databáz, vkladanie dát, obnova dát tabuliek sprievodcu dátami, ukladanie pod číslom dokumentu a veľa iných rutinných vecí.
Väčšina dokumentov sa však dá použiť aj samostatne.

Ako systém pracuje?

Máme vytvorené v zásade dva typy dokumentov.

Dokument šablóny.ots, kde sa budú údaje spracovávať a ktoré nám budú slúžiť na

zadávanie prvotných dát (vstupov); bude to napríklad dokument kalkulácia.ots alebo mzdy.ots;
vytváranie finálnych dokumentov (napríklad pre zákazníka, alebo výrobu); to budú napríklad dokumenty faktúra.ots, objednávka.ots, aj keď dokument objednávka nám bude slúžiť zároveň aj na zadávanie dát.

Dokument tabuľky.ods, ktorý nám bude slúžiť ako databáza, no tu sa v niektorých budú dáta aj vyhodnocovať.

U dokumentov, s ktorými sa často pracuje, je veľmi málo väzieb, ktoré sú riešené odkazom (u faktúry je to len jeden odkaz, a to kvôli aktuálnosti čísla faktúry), aby sa minimalizovalo načítavanie dokumentov. Ostatné dáta sú už aktualizované v šablóne, a tak sa pri otváraní nenačítavajú z iných dokumentov.

Funguje to tak, že ak zmením napríklad cenu nejakého výrobku v dokumente ceny.ods, tak pred uložením sa pomocou makra aktualizujú ceny vo všetkých potrebných dokumentoch a šablónach, kde sa vyskytujú.

Nasledujúci obrázok ukazuje, ako je previazaná časť systému od vytvorenia ceny až po finálne dokumenty a databázy.

Ako funguje systém - väzby

Výstupom zo systému sú nasledovné dokumenty:

u objednávky:

Dokument objednávka, ktorá sa uloží pod menom odberateľa a číslom vo formáte .ods, alebo .pdf.
Možnosť tlače listu výroby, ponuky alebo samotnej objednávky.
Dokument cenová ponuka, ktorý sa uloží pod menom odberateľa a číslom vo formáte .ods, alebo .pdf.

u faktúry:

Dokument faktúra, ktorý sa uloží pod číslom vo formáte .ods, alebo .pdf.
Možnosť tlače faktúry.
Možnosť uloženia pred-pripravenej faktúry.

u cenníkov:

Export cenníkov do formátov .pdf a .html - použiteľné aj pre webové stránky.
Možnosť tlače cenníkov.

spotreba:

Tlač spotreby materiálov podľa faktúr.

kontakty:

Možnosť použitia aj v iných dokumentoch ako databázy - napríklad aj vo Writeri, alebo Base.

mzdy data:

Možnosť tlače mesačného sumáru,výplatných pások a mzdového listu.

U ostatných databázových dokumentov samozrejme tvorba a tlač rôznych sumárov a štatistík.

Príprava

Príprava systému (priečinkov)

Takže, ako bude vyzerať náš systém? Keďže je to systém, tak si musíte najskôr vytvoriť adresárovú štruktúru. Vrámci prípravy si vytvorte priečinok napríklad „firma" a v ňom priečinky „šablóny" , „databázy", „dokumenty", „faktúry", „mzdy", „objednávky", „ponuky" a „pracovníci". Nakoľko momentálne pracujem v systéme Linux, nebudem písať, kam si to každý umiestni; napríklad:

vo Windows niekam do C:\firma\šablóny;
v Linuxe niekam do ~/firma/šablóny.

Dôležité je, aby ste mali v týchto priečinkoch práva na čítanie aj zápis.

Od tohto sa potom bude odvíjať uloženie ďalších dokumentov a aj funkcia makier. Takže štruktúra by mala vyzerať nasledovne.

Štruktúra adresárov

Samozrejme takto to mám ja a je len na vás, ako si navrhnete svoje názvy aj štruktúru. Čo bude v jednotlivých priečinkoch, vám napovedá už samotný ich názov.

Príprava OpenOffice.org

V tomto kroku je vhodné nastaviť si OpenOffice.org Calc nasledovne.

Poznámka redakce. Nastavení Calcu je dostupné pouze z Calcu! Pokud tuto sekci hledáte z jiného modulu (např. Writer), zřejmě ji tam vůbec nenajdete, nebude aktivní.

Upraviť tlač v Calcu, v menu Nástroje | Možnosti | OpenOffice.org Calc | Tlač (Nástroje | Volby | OpenOffice.org Calc | Tisk) nastaviť Tlačiť len vybrané listy a Potlačiť výstup prázdnych strán.
Poznámka redakce. Pokud se české a slovenské názvy položek výrazněji liší, za slovenským označením uvádíme také to české.

Nastavenie možností tlače
Upraviť cestu k zálohovaniu a pridať cestu k šablónam, ako predošlé - Nástroje | Možnosti | OpenOffice.org | Cesty | Upraviť. Sem treba vložiť cestu k zálohám, vo vašej štruktúre je to ~/firma/zálohy/OOo pre Linux, kde „~" samozrejme znamená domovský priečinok, a C:\firma\zálohy\OOo pre Windows; taktiež treba pridať cestu k šablónam: ~/firma/šablony alebo C:\firma\šablony.

Cesta k šablónam

Upraviť cesty - šablóny a podobne aj zálohy
Nasledovne upraviť spúšťanie makier: Nástroje | Možnosti | OpenOffice.org | Bezpečnosť | Bezpečnosť makier. V dôveryhodných zdrojoch pridať cestu ~/firma pre Linux a C:\firma pre Windows.