Tento článek předpokládá, že máte vytvořen datový zdroj, který obsahuje adresy zakázníků nebo informace podobného charakteru. V podstatě jakákoliv data využitelná pro tvorbu dopisů.
Co je hromadná korespondence
Obecně můžeme říci, že se jedná o dokument, který chceme rozeslat více lidem a pro každého z nich musíme provést, byť minimální, úpravu. Většinou jde o změnu adresy, oslovení, apod. OpenOffice.org Writer nabízí dvě možnosti jak vytvořit hromadný dopis:
- pomocí průvodce dopisem nebo
- pomocí ručního vložení pole z databáze.
Zaměříme se na obě možnosti a bude jenom na každém z nás, kterou si vybere.
Průvodce dopisem
Průvodce dopisem spustíme výběrem položky menu Soubor | Průvodce | Dopis.
V prvním kroku průvodce vybíráme šablonu dopisu a vzhled. Pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Druhý krok se zabývá logem. My žádné nechceme, proto zvolíme Bez loga a pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Zde musíme zadat adresu odesílatele. Po vyplnění pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Toto je nejdůležitější část průvodce dopisem. Musíme vytvořit adresu příjemce.
Vybereme zdroj dat, který chceme použít (Databáze) a tabulku obsahující údaje pro dopisy, resp. adresy. Ve sloupečku Pole databáze se nám zobrazí všechna dostupná pole.
Po jednom je vybereme a pomocí velké černé šipky (ukazuje doleva) přesuneme do oblasti Adresy, kde je možné dodatečně upravit umístění všech polí.
Pole databází se budou u každého z nás lišit.
Zvolíme dodatečné prvky dopisu a pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Vypneme Zápatí zapnuto a pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Zde je možné definovat umístění a formát některých prvků. Modifikujeme dle libosti a pokračujeme stiskem tlačítka Další.
Průvodce má všechny potřebné informace. Stiskem tlačítka Vytvořit ho ukončíme.
Dopis je vytvořen a obsahuje námi definovaná pole z databáze. Chcete-li je ručně upravit, pokračujte ve čtení. Pokud se chcete věnovat tisku, přejděte na část Tiskneme.
Ruční vložení pole z databáze
Průvodce dopisem je pěkná věc, ale ne vždy jsme s výsledným designem a obsahem spokojeni. Někteří z nás mají vlastní šablony, vlastní dopisy a určitě se ptají, zda-li do nich mohou vložit pole z databáze. Samozřejmě mohou.
Přesuňme kurzor na místo kam chceme vložit pole z databáze. V menu vybereme položku Vložit | Pole | Jiné... (Ctrl+F2). Přepneme se na záložku databáze. V kolonce Typ vybereme Pole standardního dopisu. V pravé části dialogu vybereme datový zdroj, tabulku adresy a pole, které chceme vložit. Pole vložíme stiskem tlačítka Vložit.
Dokument je možno editovat, i když je dialogové okno otevřené. Tímto způsobem můžeme vložit více polí, aniž bychom museli dialogové okno zavírat.
Tiskneme
Hromadný tisk dopisů lze spustit několika způsoby.
Zvolíme položku menu Soubor, Tisk (Ctrl+p). V případě, že dopis obsahuje pole z databáze, budeme postaveni před otázku, zda-li si přejeme vytisknou sériový dopis. Odpovíme ano.
Druhý způsob není o nic složitější. Vybereme položku menu Nástroje | Hromadná korespondence... Zvolíme položku Z tohoto dokumentu a stiskneme tlačítko OK. Hromadná korespondence spuštěna. Pojďme se podívat, co nám umožňuje.
Vrchní část dialogu ukazuje použitý datový zdroj a tabulku, která obsahuje informace pro tvorbu dopisů. Tabulky a údaje v nich jsou editovatelné stejně tak, jako tomu je ve správci zdrojů.
Každý záznam je uložen na jednom řádku a odpovídá jednomu dopisu. V našem případě pošleme první dopis na jméno Robert Vojta, druhý na jméno David Horký, třetí na jméno Milan Woff a čtvrtý na jméno Ivan Bíbr.
Levá dolní část dialogu obsahuje sekci Záznamy. Zde máme možnost ovlivnit údaje, které se při tvorbě dopisů použijí. Chceme-li všechny, vybereme Všechny. Chceme-li poslat dopis Davidu Horkému a Milanu Woffovi, zvolíme Od a vyplníme 2, 3 (řádky se počítají od jedničky a nemají souvislost se sloupečkem ID). Chceme-li poslat dopis jiné kombinaci lidí, označíme příslušné řádky v tabulce (Ctrl+klik) a zvolíme Vybrané záznamy.
Pravá dolní část dialogu obsahuje sekci Výstup. Hromadnou korespondenci je možné vytisknout (volba Tiskárna) a nebo uložit do souborů (volba Soubor). V případě tisku lze jednotlivé dopisy rozdělit do zvláštních úloh. Stačí zaškrtnout políčko Jednotlivé tiskové úlohy.
Méně často používanou volbou je výstup do Souboru. Zde máme možnost zvolit kam se dokumenty uloží (Cesta) a jak se budou jmenovat. Na výběr máme dvě možnosti - automatická volba na základě údajů z tabulky a nebo ruční nastavení.
Zvolíme tisk dopisů, nastavíme tiskárnu ... a čekáme, až nám "vychrlí" všechny dopisy :-)
Závěr
Dnešním cílem bylo přiblížit problematiku Hromadné korespondence. Ukázat co to vlastně je a jak může některým lidem usnadnit život. Doufám, že se mi to alespoň trochu podařilo.
