OpenOffice.cz - web věnovaný kancelářským balíkům OpenOffice.org

Proč používáte OpenOffice.org?

OpenOffice.org se mi líbí, sám s ním mám dobré zkušenosti, a tak se snažím jej prosazovat i mezi spolupracovníky a zákazníky, ovšem ne vždy s úspěchem. OpenOffice.org existuje deset let (za datum vzniku se považuje 13. říjen 2000, kdy firma Sun zveřejnila zdrojové kódy programu StarOffice 5.2), verze 1.0 byla vydána v roce 2002. V naší firmě INTAX propaguji používání OpenOffice.org již od roku 2004, tj. od verze 1.1.2. S pomocí různých součástí OpenOffice.org (Impress, Writer, Calc) jsem tehdy pro INTAX vytvořil několik souborů pro interní školení.

Myslím, že teď, s odstupem několika let, je opět vhodná doba se zamyslet nad tím, jak a k čemu se OpenOffice.org u nás dá nebo nedá použít a také jak se změnily názory na něj, případně které předsudky přetrvávají, i když už možná nejsou oprávněné. V oblasti výpočetní techniky se dnes projevuje velmi rychlý vývoj, a tak svoje názory na zaběhnuté a osvědčené postupy a zvyklosti musíme stále přehodnocovat, protože to, co dobře fungovalo nebo platilo včera, již dnes nemusí být pravda. A platí to i naopak, takže dříve zavrhovaná řešení se nyní mohou ukázat jako velmi dobrá.

Již několikrát se mi podařilo dokumenty, které uživatelům v Microsoft Office opakovaně havarovaly a nešly otevřít, zachránit a opravit pomocí OpenOffice.org. Někdy mi OpenOffice.org také pomáhá u dokumentů vytvořených v Microsoft Office odhalovat různé nekonzistence či skryté chyby ve formátování, které třeba Word toleruje, avšak časem při dalším upravování dokumentů vedou k problémům.

Za velký přínos OpenOffice.org považuji zavedení mezinárodního standardu Open Document Format pro ukládání a výměnu textových dokumentů, prezentací, tabulek, grafů a databází. Dobře dokumentovaný otevřený standard dává záruku, že různé kancelářské soubory budou vypadat stejně i za několik let a při použití jiných programů a že budou čitelné bez ohledu na nově vyvíjené technologie a operační systémy. U nových souborů, pokud budou dodržovat schválené standardy, by snad už nemusely být problémy s převody. Vznik nových standardů pro kancelářské aplikace jsem proto před několika lety se zájmem sledoval a významné události si poznamenával.

OOXML versus ODF

Formát Open Document, který je založen na XML a byl vyvinut sdružením OASIS ze staršího souborového formátu používaného aplikacemi OpenOffice.org, byl v květnu 2006 standardizován Mezinárodní organizací pro normalizaci jako standard ISO/IEC 26300 (celým názvem OASIS Open Document Format for Office Applications). Firma Microsoft si později prosadila vlastní kancelářský formát Office Open XML, který použila v Microsoft Office 2007 a který získal mezinárodní standard ISO v dubnu 2008.

Dokumentace k OOXML má asi šest tisíc stran – oproti popisu ODF je tedy více než desetkrát větší – a firma Microsoft ji požadovala schválit ve zkráceném řízení, což se nakonec podařilo, ale ke standardu byla řada připomínek, takže plná podpora standardu OOXML nebyla zatím implementována. OOXML byl v roce 2008 jako ISO formát schválen s několika sty pozměňovacích návrhů, které dosud neřešil ani jeden ze service packů pro Office 2007 a schválenou specifikaci podle ISO standardu nepodporuje ani verze 2010. Microsoft to zdůvodnil organizačními a časovými problémy.

Následující tabulka na jednoduchém příkladu ukazuje rozdíl ve vnitřním kódování mezi ODF a OOXML. Zatímco v OpenOffice.org jsou kódy pro textový dokument, pro tabulku i pro prezentaci shodné, tak jednotlivé aplikace Microsoft Office pro stejné vlastnosti generují rozdílné kódy.

Jak vypadá vygenerovaný kód popisující vlastnosti identického textu v šesti jednoduchých dokumentech

ve formátu	kód pro červenou barvu textu	kód pro zarovnání odstavce
ODF Text	<style:text-properties fo:color="#FF0000“/>	<style:paragraph-properties fo:text-align=„end“/>
ODF Sheet	<style:text-properties fo:color="#FF0000“/>	<style:paragraph-properties fo:text-align=„end“/>
ODF Presentation	<style:text-properties fo:color="#FF0000“/>	<style:paragraph-properties fo:text-align=„end“/>
OOXML Text	<w:color w:val=„FF0000“/>	<w:jc w:val=„right“/>
OOXML Sheet	<color rgb=„FF0000“/>	<alignment horizontal=„right“/>
OOXML Presentation	<a:srgbClr val=„FF0000“/>	<a:pPr algn=„r“/>

(převzato z příspěvku „OOXML versus ODF: lepší jeden příklad než tisíce stran dokumentace“ uveřejněného 15.3.2008 na Lupě)

Formáty souborů používané u kancelářských aplikací

OpenOffice.org nyní podporuje několik formátů. Kromě nativního ODF, který je od roku 2006 standardem ISO, v něm lze pracovat i s formáty známými z Microsoft Office, a to jak binárními z verze 2003 a starších, tak i s formátem OOXML, který Microsoft zabudoval prvně do verze 2007. V únoru 2008 Microsoft zveřejnil specifikaci všech svých formátů pro Microsoft Office a díky tomu mohli vývojáři převody souborů mezi OpenOffice.org a Microsoft Office velmi zlepšit.

V oblasti interoperability nastala změna také na straně Microsoft Office, když Microsoft zavedl podporu formátu ODF. Uživatelé nových verzí Microsoft Office 2007 (s opravou SP2) a Microsoft Office 2010 už mohou otevírat i dokumenty vytvořené v OpenOffice.org nebo jiných balících využívajících OpenDocument.

Pro práci se starými dokumenty Microsoft Office, v nichž se vyskytují staré české fonty, občas potřebujeme ještě verzi OpenOffice.org 1.1.5, kterou lze naštěstí bezproblémově provozovat současně s aktuální verzí 3.

Rozšíření (doplňky) pro OpenOffice.org

Kromě běžného doplňku s českými slovníky s oblibou používám a spolupracovníkům doporučuji doplněk s makry pro typografickou úpravu textů od Tomáše Bílka (typoJTB.oxt) a případně doplněk pro generování česky vypadajících textů od Júliusa Pastierika (jp_loremipsum.oxt). Od stejných autorů ještě používám doplněk pro alternativní hledání a nahrazování (AltSearch.oxt) a nově také doplněk pro kontrolu a označení typografických chyb (jp_typokontrola_textu.oxt). Pomocí maker z doplňku TypoJTB se potřebné kontroly a úpravy dokumentů dělají opravdu velmi dobře. Kdysi byl s verzí Microsoft Office 97 dodáván soubor Makra8.dot, ale o něčem obdobném pro současný Microsoft Word nevím.

Panel nástrojů TypoJTB

Příklady některých příjemných „drobností“, které má OpenOffice.org a které v jiných programech většinou nebývají:

• Změna režimu z vkládání na přepisování je indikována změnou kurzoru z │na █ .
• Ve stavovém řádku je indikátor změny: pokud se zobrazený soubor liší od souboru uloženého na disku, tak je v něm zobrazena hvězdička (*).
• Ikony a volby v menu, které v danou chvíli nemá smysl použít, zešednou – např. po uložení souboru zešedne v nabídce položka „Uložit ... Ctrl+S“.
• Pokud je v Calcu obsah buňky delší a je vpravo překrytý obsahem sousední buňky, tak na to upozorní malá červená šipka na pravém okraji buňky.

Na OpenOffice.org velmi oceňuji navigátor, který se vyvolává stisknutím klávesy F5 a poskytuje velmi užitečné informace o obsahu a celkovém uspořádání všech formátovacích prvků v dokumentech, tabulkách a kresbách.

Jací uživatelé, na kolika počítačích a kolik jich je?

OpenOffice.org je v naší společnosti nainstalován na všech počítačích, ovšem asi osmdesát procent pracovníků má z různých důvodů, ke kterým se ještě vrátím, i Microsoft Office (někdy i velmi staré verze). Jako základní komunikační nástroj používáme už od roku 1996 klienty IBM Lotus Notes připojené na server IBM Lotus Domino (nyní ve verzi 8.5.1). Součástí tohoto prostředí je základní textový editor a někteří uživatelé pro svou práci tak ani žádný další kancelářský program nepotřebují.

IBM Lotus Symphony

Na OpenOffice.org je založen pro nás zajímavý kancelářský balík IBM Lotus Symphony, který obsahuje textový procesor Documents, tabulkový kalkulátor Spreadsheets a prezentační program Presentations. Původní verze byla vydána v roce 1984 pro DOS, v roce 2007 společnost IBM balík obnovila a novou verzi dává zdarma jako samostatný program nebo jako volitelnou součást klienta IBM Lotus Notes (od verze 8.0). Připravovaná nová verze IBM Lotus Symphony, která na rozdíl od předchozí vychází už z OpenOffice.org verze 3, vypadá docela slibně.

Počet uživatelů OpenOffice.org ve firmě INTAX je sice malý, včetně externích spolupracovníků to je asi dvacet pět uživatelů, ale tento můj vzorek uživatelů je velmi pestrý a s různými požadavky, mnohdy velmi protichůdnými, takže bude snad zajímavé, když dále uvedu některé jejich názory, zkušenosti a také různé důvody, proč někteří OpenOffice.org odmítají a preferují Microsoft Office.

Na jakých operačních systémech OpenOffice.org provozujete?

1. Převážně na Microsoft Windows XP a na několika počítačích s Windows Vista nebo Windows 7.
2. Několik uživatelů používá na svých domácích počítačích Linux.

Popište typ dokumentů, které obvykle vytváříte nebo zpracováváte.

Vytváříme malé i velké textové dokumenty s víceúrovňovým číslováním nadpisů, občas tabulky a někdy prezentace. Pro vytváření diagramů a schémat se hodí program Draw, na který se často zapomíná, protože obdobný grafický program v Microsoft Office není. Přitom je to velmi mocný nástroj, který třeba dokáže pracovat i s vrstvami. Prezentace ukládáme jako PDF soubory, což je pro další bezproblémovou distribuci nyní asi nejlepší formát. Cvičně jsme si také zkusili prezentace uložit jako animace do formátu Macromedia Flash (SWF).

Za významný přínos pro uživatele považuji schopnost OpenOffice.org vytvářet PDF soubory, které jsou kvalitní a nemají problémy s češtinou. V PDF souborech vytvořených některými jinými programy – neplacenými, ale i placenými (!) – se třeba chybně zobrazují některé české znaky v záložkách nebo z PDF nelze přes schránku správně exportovat text s českými znaky jinam.

OpenOffice.org umožňuje výrazně ovlivňovat uživatelské rozhraní vytvořených PDF souborů a některé vlastnosti, které v něm lze zvolit a které jsou pro uživatele velmi příjemné, nelze nastavit dokonce ani pomocí programu Adobe Acrobat. Dokumentace v PDF souborech vytvořených pomocí OpenOffice.org se může dobře zobrazovat požadovaným způsobem, a to nezávisle na tom, jak má uživatel svůj prohlížeč PDF souborů právě nastavený. PDF soubor vytvořený v OpenOffice.org může mít velmi intuitivní ovládání, které se mi pomocí žádných jiných programů nepodařilo tak pěkně nastavit.

Možné vlastnosti PDF souborů vytvořených v OpenOffice.org

Například pro dokumentaci ve formátu PDF vytvořenou v OpenOffice.org je možné zajistit:

• aby se uživateli společně s dokumentem hned objevily i záložky, a to bez jakéhokoliv zásahu uživatele,
• aby se automaticky rozbalily třeba právě dvě úrovně záložek, což bývá lepší než krajní stavy, kdy jsou všechny záložky úplně rozbalené, nebo když jsou zcela sbalené,
• aby se okno prohlížeče vhodně přizpůsobilo velikosti použité obrazovky,
• aby se zvětšení dokumentu vhodně nastavilo na celou stránku a uživatel tak mohl dokumentem hned snadno listovat třeba kolečkem myši,
• aby se šířka okna prohlížeče přizpůsobila šířce dokumentu, takže se optimálně využije plocha obrazovky a zvětšení dokumentu se dá snadno měnit posouváním pravého okraje okna prohlížeče.

Pomocí OpenOffice.org jsme zkoušeli vytvářet i velké PDF dokumenty s několika tisíci stránek, které byly hotové překvapivě rychle. Vytváření PDF souborů pomocí tiskového ovladače přímo v Microsoft Wordu jsme kvůli neuspokojivým výsledkům po několika pokusech vzdali. Protože zákazník odmítl použití OpenOffice.org a trval na tom, že je potřeba mít dokumenty ve formátu DOC, s nimiž by mohl pracovat v programu Microsoft Word, vyzkoušeli jsme i tvorbu PDF souborů v placeném programu Adobe Acrobat. Oproti souborům vytvořeným z Writeru byly PDF soubory vytvořené pomocí Adobe Acrobatu sice menší, ale jejich tvorba trvala mnohem déle, protože Adobe Acrobat provádí víceprůchodovou optimalizaci kódu, kterou nelze vypnout. Zajímavé bylo, že zobrazení větších PDF souborů vytvořených pomocí OpenOffice.org se někdy zdálo možná i nepatrně rychlejší než zobrazení odpovídajících menších PDF souborů vytvořených pomocí Adobe Acrobatu.

V OpenOffice.org máme dobré zkušenosti s hromadným převodem souborů pomocí průvodce „Konvertor dokumentů“ a s vytvářením tzv. hlavních dokumentů, které se oproti Microsoft Wordu tvoří mnohem snadněji a rychleji. Převod dokumentů jsme si zatím vyzkoušeli jen cvičně. Zákazník jej z různých důvodů odmítá. Převod by si vyžádal kvůli opravám všelijakých nesrovnalostí i dost „ruční práce“ a každý automaticky převedený dokument by musel zkontrolovat a popř. upravit jeho autor.

HLAVNÍ DOKUMENT (upravená informace z nápovědy)

OpenOffice.org umožňuje spravovat velké dokumenty s mnoha kapitolami pomocí tzv. hlavního dokumentu, který slouží jako kontejner pro jednotlivé soubory aplikace OpenOffice.org Writer. Tyto jednotlivé dokumenty se nazývají přílohy.

Vlastnosti hlavního dokumentu:

• Pokud se tiskne hlavní dokument, bude vytištěn obsah všech poddokumentů, rejstříky a ostatní napsaný text.
• Obsah a rejstřík je možné v hlavním dokumentu vytvořit pro všechny poddokumenty.
• Styly, které jsou použity v poddokumentech, jako například styly odstavce, jsou automaticky načteny do hlavního dokumentu.
• Při prohlížení hlavního dokumentu mají přednost styly z hlavního dokumentu před styly stejného názvu z poddokumentů.
• Změny provedené v hlavním dokumentu poddokumenty nijak nezmění.

Když se do hlavního dokumentu přidá dokument nebo když se vytvoří nový poddokument, v hlavním dokumentu je vytvořen odkaz. Obsah poddokumentu není možné v hlavním dokumentu přímo upravovat, ale je možné použít navigátor a jednotlivé poddokumenty otevřít a upravit.

Máte problémy při výměně dat, např. v případě souborů Microsoft Office?

V posledních verzích OpenOffice.org se kompatibilita s Microsoft Office velmi zlepšila a u správně naformátovaných souborů už bývají výsledky převodů z jednoho formátu do druhého docela dobré, i když při vzájemné (a opakované) výměně souborů mezi uživateli Microsoft Office a OpenOffice.org stále narážíme na různé potíže jako třeba při ukotvení, překrývání a obtékání obrázků, při používání plovoucích tabulek či několika do sebe vnořených tabulek, při používání a převádění šablon, při používání komentářů, při zvýrazňování textů podbarvením, při práci s rozsáhlými dokumenty, na nichž se podílí mnoho autorů, kteří do dokumentů (často zbytečně) zanášejí různé formátovací prvky, které navíc mnohdy využívají i neobvyklým způsobem (příkladů bych mohl uvést bezpočet).

Opakovaným převodům mezi různými formáty je lepší se raději vyhnout, opravovat formátování u cizích dokumentů většinou není možné, a tak nám často nezbývá nic jiného než se podřídit a používat Microsoft Office stejně jako druhá strana.

Problémy týkající se samotného programu Microsoft Word

Ostatně problémy působí i střídavé používání starých a nových verzí Microsoft Office. Ve firmě kvůli jedné zakázce stále ještě používáme Microsoft Word verzi 6 z roku 1993 (je to vlastně teprve třetí verze Wordu pro Windows, protože kvůli sjednocení číslování s verzí pro Microsoft DOS byly tehdy verze 3, 4 a 5 přeskočeny). Nejnovější Word z Microsoft Office 2010 už má pořadové číslo 13.

V Microsoft Office od verze 2007 lze spustit kontrolu kompatibility, která umožňuje v právě otevřeném souboru zjistit funkce, které nejsou dřívějšími verzemi podporovány. Na zpětnou kompatibilitu se staršími verzemi se u Microsoft Office dosud nedalo moc spoléhat.

Během vývoje aplikace Microsoft Word firma Microsoft postupně rozšiřovala funkčnost produktu přidáváním dalších obohacených či zcela nových funkcí a v souvislosti s tím měnila i vnitřní binární formát dokumentů. Dále se měnil i způsob kódování znaků, vnitřní příkazy byly přeloženy do češtiny, názvy polí byly naopak opět ponechány anglicky a od verze 97/2000 se změnil jazyk pro programování maker. Poslední verze používají nový formát OOXML a příslušné soubory mají příponu DOCX.

Některé starší formáty, včetně těch od Microsoftu, nejsou dostatečně zabezpečené a umožňují útočníkům umístit do nich škodlivý kód s cílem napadnout počítač uživatele. V Service Packu vydaném pro Microsoft Office 2003 v lednu 2008 došlo mimo jiné ke zvýšení bezpečnosti tohoto kancelářského balíčku, což mělo ale za následek blokování přístupu ke starším typům souborů. Pozdější opravou opravy byly tyto soubory opět povoleny.

U velkých a složitějších dokumentů s tabulkami a obrázky se stává, že i když je na počítačích použita úplně stejná verze programu Microsoft Word, tak je dokument jinak stránkován a dokonce může mít i úplně jiný počet stránek. Rozdíl ve formátování, které se projeví už při prohlížení na obrazovce, může být způsoben použitím jiné tiskárny, třeba když se místo laserové tiskárny použije tiskárna trysková, která má jiné okraje stránky a liší se i ve velikosti fontů.

U některých našich zakázek je ve smlouvách výslovně vyžadováno používání souborů v určité verzi Microsoft Office. Velmi rozsáhlá uživatelská dokumentace, která dnes má přes osm tisíc stránek a tvoří ji přes šest set souborů typu DOC ve formátu Microsoft Word verze 6, je spravována pomocí systému IBM Lotus Notes. Dokumenty obsahují ještě staré české fonty, které mají na konci názvu označení „CE“. Tyto fonty se dají dobře odhalit pomocí OpenOffice.org. Při zobrazení v nových verzích Wordu se už sufix „CE“ neobjeví a pokud se dokument v nové verzi Wordu změní a uloží, tak se při zobrazení ve staré verzi v textu velmi často objeví nesprávné znaky.

Převodem dokumentace do novějšího standardizovaného formátu by se mohla podstatně zlepšit přístupnost dokumentů a usnadnilo by se v nich vyhledávání. Zkoušeli jsme převod do XML formátu ODF 1.2 a do archivního formátu PDF/A-1a, což je podmnožina formátu Adobe PDF 1.4, která zaručuje správné zobrazení dokumentů nezávisle na prostředí. Díky rozsáhlým zkouškám a řadě pokusů jsme získali četné zkušenosti s mnoha různými způsoby převodu dokumentů.

Pokud se v souborech sdílených více uživateli používají revize, tak je dobré, aby všichni měli nejen stejný program, ale pokud možno i stejnou verzi. Používání revizí v OpenOffice.org a v Microsoft Office se liší a ani různé verze Microsoft Office nejsou stoprocentně kompatibilní.

Microsoft Office dovoluje, aby formátované objekty (tabulky, obrázky) přesahovaly oblast pro tisk, což však někdy způsobuje, že se pak s objekty nedá vůbec manipulovat. Pokud se na něco použije více formátovacích možností současně, často za přispění více uživatelů, tak bývá obtížné rozluštit, jak výsledný formát vlastně vznikl.

Specifickým konverzním problémem jsou velké nebo složitěji členěné tabulky ve Wordu nebo ve Writeru. U tabulek, které se nevejdou na stránku, Writer drží „víceřádkové“ řádky tabulky pohromadě, zatímco Word je běžně rozděluje.

Problémy může způsobit, když se někdy (často nechtěně) zejména u ohraničení a stínování kombinuje formátování pro buňky tabulky s formátováním pro odstavce textu. U funkce „Ohraničení a stínování“ dává Word možnost „Použít na: text/odstavec/buňku/tabulku/rám“. Uživatelé tyto formáty (obvykle nevědomky) kombinují a dokument zbytečně komplikují, takže při převodech se objevují nesrovnalosti.

Rozdíly ve formátování může způsobit i využívání implicitních tabulátorových zarážek, místo zarážek explicitně definovaných. Standardně jsou implicitní tabulátory nastaveny po 1,25 cm (tj. po ½ "). Ve Wordu jsou vždy fixně od levého okraje stránky, zatímco ve Writeru se posouvají s levým okrajem textu. Toto je logičtější, protože při posunutí levého okraje se vzájemná poloha zarážek nezmění, ale je to jiné než ve Wordu. Dobře naformátovaný dokument by se na implicitní zarážky neměl spoléhat, ale v praxi se často setkáváme s dokumenty, které mají i různé jiné nedostatky.

U tabulek se někdy stalo, že Excel v Microsoft Office dával jiné výsledky než Calc v OpenOffice.org. Excel totiž počítá i s čísly v buňkách formátovaných jako text, zatímco Calc (ne)nastavený formát buněk respektoval. Kvůli zlepšení kompatibility bylo v nových verzích OpenOffice.org standardně přednastavené chování ve Writeru a v Calcu upraveno tak, aby bylo stejné jako ve Wordu a v Excelu.

Zhodnoťte kvalitu práce s kancelářským balíkem OpenOffice.org. Uveďte důvody pro jeho doporučení jiným uživatelům, uveďte také nedostatky, které vám vadí.

Dokumenty vytvářené uživateli v OpenOffice.org se mi zdají konzistentnější a připadají mi i po typografické stránce lepší (precizněji formátované). Jako příklad uvedu rozdíly v tabulkách: Writer údaje zapsané uvnitř tabulek automaticky pěkně odsadí od všech okrajů. Microsoft Word sám od sebe nevynechává nad a pod texty v tabulkách žádné místo a svislé okraje tabulek vytvořených ve Wordu na plnou šířku stránky standardně přesahují nastavené okraje stránky. U tabulek vytvořených ve Writeru jsou okraje tabulek vždy přesně zarovnané s hranicí stránky, a tedy i s ostatním textem.

Programy Microsoft Office jsou tolerantní vůči různým chybám uživatele, což se sice může zdát výhodou, ale při týmové spolupráci více uživatelů snadněji vznikají různé nesrovnalosti, které se pak někdy těžko hledají.

Významný rozdíl mezi OpenOffice.org a Microsoft Office je asi v celkovém přístupu k uživateli. Programy firmy Microsoft se obecně snaží uživateli věci vždy co nejvíce usnadnit, aby se to „udělalo samo“, a tak uživatel často zcela nevědomě použije třeba nějaký formátovací prvek ve Wordu, s kterým později nedokáže pracovat.

Příklady „automatického naformátování“ v programu Microsoft Word

Jednoduchý příklad: při automatickém vložení číslování stránek do zápatí nebo záhlaví ve Wordu se příslušné pole zapíše do textového rámečku, který při pozdějších úpravách zápatí nebo záhlaví mnohým uživatelům působí problémy a nevědí, o co jde.

Druhý příklad: Po zadání tří nebo více určených znaků na začátku řádku ve Wordu se automaticky zapíše oddělovací čára, které se pak uživatelé neumějí zbavit, protože po vymazání příslušného odstavce se jim čára vždy přestěhuje k sousednímu odstavci – nevědí totiž, že oddělovací čára byla u prázdného odstavce realizována jako ohraničení textu a tuto vlastnost sousední odstavec zdědí.

A ještě třetí ukázka: Microsoft Word od verze 2000 umožňuje každou tabulku pouhým přetažením myší za čtvereček u levého horního rohu převést na tzv. plovoucí tabulku. Jde to velmi snadno, takže to někdy uživatel udělá i nechtěně. Vrátit tabulku zpět však už tak snadno nejde.

Mně osobně je bližší systémový přístup použitý v OpenOffice.org. Když třeba chci, aby text obtékal tabulku nebo jiný objekt, tak vím, že jej musím dát do rámu. Je to pracnější, ale uživatel má formátování pod kontrolou. Jako pěkný příklad systémového přístupu OpenOffice.org lze uvést formátování stránek pomocí stylů, tzn. pro formátování znaků, odstavců a také stránek se používají stejné principy. Také se mi v OpenOffice.org líbí navigátor. (V poslední verzi Microsoft Office 2010 je už něco podobného, ale jen pro nadpisy.)

Při práci s rozsáhlými dokumenty, na nichž spolupracuje víc autorů, je vhodné použít tzv. hlavní dokument, který obsahuje odkazy na jednotlivé dílčí části. Práce s hlavním dokumentem mi připadá mnohem snazší a pro uživatele také intuitivnější ve Writeru než v Microsoft Wordu.

Ve Writeru s oblibou přehazuji pořadí odstavců, hlavně číslovaných bodů nebo bodů s puntíky, pouhým stisknutím kláves Ctrl-Alt a šipky nahoru nebo dolů, aniž bych musel texty označovat. (I ve Wordu se dají odstavce takto přesouvat, a to stisknutím kláves Shift-Alt a šipky nahoru nebo dolů.) Je to mnohem rychlejší a pohodlnější než používat myš. Ve Windows je dokonce možno místo dvojice kláves Ctrl-Alt použít jedinou klávesu AltGr, která je poblíž kurzorových šipek, takže přehazování textů pak lze dělat jen jednou rukou.

Někteří naši uživatelé kancelářské programy téměř nepotřebují a stačí jim jednoduchý editor, jaký je třeba v Lotus Notes, a pouze příležitostně použijí Writer nebo Calc. Příležitostní uživatelé nemívají s OpenOffice.org problémy a používají jej stejně, jako kdyby měli Microsoft Office.

Několik našich uživatelů intenzivně pracuje s tabulkami a mají makra pro Microsoft Excel, která nelze v Calcu použít. Ti vyžadují Microsoft Office.

Dříve někteří uživatelé potřebovali Microsoft Office k tomu, aby si mohli přečíst dokumenty chráněné heslem, které dostali e-mailem. Nyní již OpenOffice.org dokáže otevřít i šifrované soubory DOC, XLS apod.

Naopak, když uživatelé nyní dostanou od někoho soubor DOCX nebo XLSX vytvořený v Microsoft Office 2007 nebo 2010, tak jsou rádi, že mají OpenOffice.org a soubor v něm bez problémů otevřou. (Do starých verzí Microsoft Office by si museli instalovat sadu Microsoft Office Compatibility Pack.)

Oprávněným důvodem, proč některým uživatelům nestačí OpenOffice.org a potřebují Microsoft Office je vazba na další programy – třeba vazba na Microsoft Project nebo Microsoft Visio. Sám mám Microsoft Office XP hlavně kvůli OCR.

Jen málokdo ví, že v této staré verzi „XP“ z roku 2002 je k dispozici volitelná součást „Microsoft Office Document Scanning“, která umí skenovat jednostranné nebo oboustranné dokumenty, a to i z automatického podavače, a rozpoznávat české texty a převádět je do upravitelného formátu pro Word.

Pro všechny uživatele Linuxu – ale těch je u nás jen pár – je OpenOffice.org jasná volba.

U některých zakázek probíhá opakovaná obousměrná výměna dokumentů, tabulek a prezentací v proprietárních formátech Microsoft Office 2003 a starších. V těchto případech je OpenOffice.org uživateli stále odmítán především kvůli obavám z možné nekompatibility, jiného ovládání (a tím snížení produktivity práce), z delší doby potřebné k otevření souborů.

Na závěr jsem vybral několik názorů našich uživatelů a uživatelek na používání kancelářských programů:

• Používám OpenOffice.org pro psaní dopisů nebo vytváření tabulek a grafů. Nenarazil jsem na nic, co by bylo v OpenOffice.org výrazně horší než v Microsoft Office, ale platí to i obráceně. Jsou to oba kvalitní kancelářské softwary plně dostačující mým potřebám. Microsoft Office používám jako nutné zlo, protože ho používají ostatní, ať už zákazníci, nebo kamarádi. S konverzí mezi doc a odt apod. nemám dobré zkušenosti, prostě to vypadá vždy trošku jinak (v lepším případě). Navíc když chci použít makra ve spreadsheetu, tak myslím neexistuje rozumná konverze mezi skriptem VisualBasic a OpenOffice.org.
• S dokumenty vytvořenými v OpenOffice.org jsem se setkala u uživatele, který je neuměl přečíst, a samozřejmě se to stalo v nějaké vypjaté situaci, kdy to bylo hodně nervózní. Také s prezentacemi v OpenOffice.org byla obvykle nějaká potíž, musely se ukládat do zvláštního formátu (na což se po půl roce zapomene) a nikdy jsem si pak nebyla jistá, jestli to u zákazníka opravdu přečtu, nebo bude ostuda. V době, kdy jsem neměla k dipozici Microsoft Office, jsem si raději prezentace chodila dělat na jiný počítač v PowerPointu, ale to jsem pak zase byla v problému, když jsem potřebovala něco na poslední chvíli upravit. Kromě toho se dokument v OpenOffice.org velmi dlouho otevíral. Pokud by i zákazník přešel na OpenOffice.org, tak bych s tím neměla problém.
• OpenOffice.org nepoužívám a nepoužíval bych vůbec, pokud by některé firemní dokumenty nebyly uloženy ve formátu OpenOffice.org. Přestože se mnoho firem tváří, včetně velkých hráčů na trhu (např. IBM), že OpenOffice.org používají, není to pravda. Důkazem je jejich komunikace (dokumenty jsou v Microsoft Office). Poslední perla je, že OpenOffice.org patří firmě Oracle a podle posledních informací se vývojový tým odtrhl od Oracle. Další vývoj bude snad nějak pokračovat za peníze někoho jiného, pokud se najde. Microsoft Office kvůli zákazníkům potřebujeme.
• Používám skoro výhradně Writer a Word jenom výjimečně pro oficiální texty. OpenOffice.org mi připadá uživatelsky příjemnější a úspornější ve velikosti souborů. Zatím jsem zjistila jedinou nevýhodu, která se mne dotýkala, a to je práce s obrázky. Jednalo se o kopie obrazovek zpracované v Malování. Ve Wordu byly obrázky o něco kvalitnější, a když se člověk smířil s jistými omezeními (ztráta barev), bylo možné obrázky vzít z Wordu, znovu zpracovat v Malování a vrátit zpět. Tohle ve Writeru dříve možné nebylo. Nyní mi to už jde.
• Upřímně řečeno OpenOffice.org používám především pro čtení dokumentů z Microsoft Office. Sám si obvykle vystačím s prostým textovým editorem a když už chci zase něco pořádně graficky vysázet, použiji Adobe InDesign.
• Líbí se mi, že program OpenOffice.org je volně stažitelný, má pohodlný export do PDF a je přehledně uspořádaný. Nelíbí se mi rychlost oproti Microsoft Office a mám obavu z nekompatibility různých funkcí Microsoft Office a OpenOffice.org.
• OpenOffice.org používám, ale pracuji s Microsoft Office, kde si pamatuji více funkcí a také sem tam používám makra.
• Pokud jde o funkčnost, nevidím pro svoje běžné používání zásadní rozdíly mezi OpenOffice.org a Microsoft Office. Hlavní nevýhodou Microsoft Office je samozřejmě pro domácí počítače cena, výhodou OpenOffice.org je poměrně výrazně úspornější ukládání souborů (oproti dřívějším binárním souborům typu DOC, XLS, PPT atd.). Problém vzniká v případě, kdy je například kvůli společné práci s někým, kdo preferuje Microsoft Office, jeho použití nutné. Střídání OpenOffice.org a Microsoft Office na jednom dokumentu rozhodně nelze doporučit.

Klady

• systematický přístup
• přehledné uspořádání
• navigátor
• práce se styly
• precizní formátování
• spouštění programu se výrazně zrychlilo
• lze otevírat dokumenty chráněné heslem

Zápory

• makra z Microsoft Excelu a z Microsoft Wordu se nepřevádějí
• u obrázků vkládaných přes schránku se někdy nezachová stejná velikost
• ve státní správě se v České republice téměř nepoužívá (ale to není chyba OpenOffice.org)

Je podle vás literatura a dokumentace k OpenOffice.org dostačující? Chybí vám některý typ dokumentace? Jaké zdroje používáte?

Literaturu nepoužíváme, na většinu problémů se daří najít řešení v nápovědě.

V začátcích OpenOffice.org jsem doporučoval materiál pro školení učitelů „Práce s textem v OpenOffice.org“ od Pavla Roubala a měli jsme knihu od Pavla Satrapy „OpenOffice.org pro zelenáče“. Užitečné byly i některé materiály zveřejňované na stránkách http://www.software602.cz.

U používaných programů mám rád krátké přehledy funkcí. V roce 2004 jsme používali „Taháky“ od Roberta Vojty (akceptoval tehdy i několik mých drobných připomínek) a pro OpenOffice.org verze 3 nyní doporučuji „Karty rychlé nápovědy“ od Ireny Šafářové.

Byli byste ochotni věnovat finanční prostředky na úpravu vlastností OpenOffice.org nebo na vytvoření speciálního rozšíření?

Kromě již dříve zmiňovaných doplňků žádné zvláštní vlastnosti nebo speciální rozšíření nepotřebujeme.

Časem možná budeme používat IBM Lotus Symphony – až bude v roce 2011 vydána nová verze 3 (zatím je k dispozici beta 4). Výhodou bude přizpůsobené ovládání a podobný vzhled jako má klient Lotus Notes. V distribuční verzi má být podpora maker ve Visual Basicu, která má uživatelům umožnit běh zákaznických aplikací vytvořených pro Microsoft Office. Verze 1.3 vydaná v červnu 2009 byla založená ještě na staré verzi jádra, takže funkčně odpovídala OpenOffice.org 1.1.5. V nové verzi IBM Lotus Symphony už bude ODF ve verzi 1.2, přidaná podpora pro digitální podpisy, renderování grafických objektů, bohatší API pro Javu a Lotus Scripty či instaler doplňků pro Notes. Podporován je i formát .docx pro kompatibilitu s novými dokumenty vytvořenými ve Wordu. Vzhledem k tomu, že Symphony je – podobně jako řada dalších řešení vycházejících z OpenOffice.org – bezplatná, má poměrně dobrou šanci se v konkurenci Microsoft Office uplatnit. Symphony může být díky značce IBM zárukou kvalitního produktu a pokračujícího vývoje v budoucnu.

Poznámka k IBM Lotus Symphony:
Koncem října 2010 byl vydán samostaný program IBM Lotus Symphony ve verzi 3, který je již také česky (beta verze nebyly) a program umí číst makra ve VB vytvořená v Microsoft Office (neumí je vytvářet). Od listopadu 2010 je k dispozici plugin pro integraci s Lotus Notes 8.5.1/8.5.2. V příští verzi Lotus Notes, která vyjde v roce 2011, má již být kancelářský balík IBM Lotus Symphony verze 3 přímo volitelnou součástí IBM Lotus Notes.

Uveďte prosím informace o vaší organizaci a nezapomeňte také napsat své jméno a pozici či funkci.

INTAX, spol. s r. o., poskytuje služby v oblasti informačních systémů a vyvíjí aplikační programové vybavení podle potřeb zákazníků.

 

INTAX, spol. s r. o.

Zoubkova 3

150 00 Praha 5

www.intax.cz

Ing. Karel Havlíček, vedoucí oddělení IT

karel<tečka>havlicek<zavináč>intax<tečka>cz

Používáte ve firmě, škole či organizaci kancelářský balík OpenOffice.org? Stáhněte si dotazník Používáte OpenOffice.org?, vyplňte jej a pošlete nám jej (redakce@openofficecz). Budeme rádi, když se v rubrice Používají OpenOffice.org objeví další příspěvky. A k tomu potřebujeme vaši spolupráci. Děkujeme.